In den Diskussionen des Bundestages wird (endlich) immer häufiger das Thema Digitalisierung angesprochen. Diese Entwicklung spiegelt auch mein persönliches Bestreben wider, Dokumente und Akten papierlos zu verwalten – ein Unterfangen, welches Mal mehr, mal weniger erfolgreich war. Ein wesentliches Kriterium für mich ist dabei die OCR-Funktion, die es ermöglicht, die digitalisierten Dokumente durchsuchbar zu machen. Aus diesem Grund habe ich mich für die Nutzung von paperless-ngx entschieden. Die Installation der Software über Docker gestaltet sich schnell und unkompliziert. Zudem bietet die Integration von Watchtower in den Docker-Stack die Möglichkeit, Software-Updates automatisch durchzuführen, was den Wartungsaufwand für den Benutzer praktisch eliminiert.
Was ist paperless-ngx eigentlich?
Paperless-ngx selbst ist ein Dokumenten-Management-System – kurz DMS. Die Entwickler beschreiben es auf GitHub wie folgt: “Paperless-ngx ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv umwandelt, damit Sie weniger Papier aufbewahren müssen. Paperless-ngx wurde von paperless-ng abgezweigt, um die großartige Arbeit fortzusetzen und die Verantwortung für die Unterstützung und Weiterentwicklung des Projekts auf ein Team von Personen zu verteilen.”
So läuft die Installation von paperless-ngx
In dieser Variante wird paperless-ngx mittels eines Docker Stacks installiert und verwaltet. Die Konfiguration und Verwaltung von paperless-ngx kann auf zwei Arten erfolgen: traditionell mittels einer docker-compose.yml-Datei oder durch Verwaltungstools wie Portainer.
Der nächste Schritt beinhaltet die Erstellung der benötigten Verzeichnisse. Dies erfolgt durch den Befehl mkdir, wobei in diesem Fall die Ordner im Homeverzeichnis angelegt werden. Um Fehlermeldungen zu vermeiden, müssen die Dateipfade in der Konfiguration an das eigene System anpasst werden.
services:
paperless-ngx:
image: lscr.io/linuxserver/paperless-ngx:latest
container_name: paperless-ngx
environment:
- PUID=1000
- PGID=1000
- TZ=Europe/Berlin
- REDIS_URL= #optional
volumes:
- /home/bjoern/paperless-ngx/config:/config
- /home/bjoern/paperless-ngx/data:/data
ports:
- 8050:8000
restart: unless-stopped
Die initiale Inbetriebnahme des Docker Stacks kann abhängig von der Hardware-Leistung und der Internetgeschwindigkeit einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach dem erfolgreichen Start der Container ist der Zugriff auf den Login-Bildschirm über die URL http://ip-adresse-des-hosts:8050/ möglich. Standardmäßig sind die Anmeldedaten als “admin” für Benutzername und Passwort gesetzt. Über den Link http://ip-adresse-des-hosts:8050/admin/ erreicht man die Administrationsoberfläche, welche Optionen zur Änderung von Benutzername und Passwort bietet. Darüber hinaus bietet die Plattform erweiterte Funktionen, einschließlich der “Paperless E-Mail”. Die Integration von IMAP-Konten in das System paperless-ngx ermöglicht es, eingehende Dokumente automatisch direkt im Archiv abzulegen. Diese Funktion ist besonders für Unternehmen und Freiberufler von Vorteil, insbesondere wenn Rechnungen über eine spezielle E-Mail-Adresse empfangen werden.
Wer sich die manuelle Einrichtung nicht zutraut, kann auch auf das automatische Installationsscript zurückgreifen. Mit diesem habe ich in einer Proxmox-VM zum Testen ebenfalls gute Erfahrungen gemacht. Für den Einsatz von paperless-ngx wird lediglich eine funktionierende Docker-Umgebung benötigt.
bash -c "$(curl --location --silent --show-error https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"
Unabhängig von der gewählten Methode zur Einrichtung von paperless-ngx oder einem anderen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Entwicklung einer eigenen Backup-Strategie unerlässlich. Die Sicherung von Daten ist ein kritischer Aspekt, der sicherstellt, dass Informationen auch im Falle eines Systemausfalls oder anderer unvorhergesehener Ereignisse verfügbar bleiben. Eine effektive Backup-Strategie schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern erleichtert auch die Wiederherstellung im Worst Case.
Ein Standard-Backup reicht bei steuerrelevanten Daten wie z.B. Rechnungen nicht.
Bei steuerrelevanten Daten (und dazu gehören auch Rechnungen) sind bzgl. des Backups/Restores ein paar gesetzliche Auflagen zu erfüllen!
– Die Daten sind so zu sichern, das die nicht nachträglich verändert werden können
– Die Daten müssen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
– Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten wiederherstellbar sein. U.U. muß man daher auch die seinerzeit verwendeten Systeme (Soft- und Hardware) funktionsbereit aufbewahren.
Die Daten müssen nicht nur wiederherstellbar sein, sondern man muß die Daten auch anschauen können.
Wenn die Software, die die Daten erstellt hat, z.B. ein propretiäres Format nutzt, das eine andere Software nicht lesen kann, so muß auch diese Software aufbewahrt werden.
Das haben viele kleinere Firmen und Freiberufler oft nicht auf dem Schirm.
Und was das papierlose Büro angeht:
Das sehe ich kritisch.
Oft findet man Sachen auf Papier erheblich schneller als in einem DMS.
Das sehe ich fast täglich in der Berufspraxis.
Danke, du hast meinen Glauben an die Menschheit wieder hergestellt….
Man fasst es nicht, auf welch kindische Weise so mancher “Fachmann” die Probleme die die Digitalisierung mit sich bringt nicht kapieren kann… Es ist schon etwas rxtrem Absurdes wenn jemand im Jahr 2024 maximale Digitalisierung für ganz, ganz toll hält.
So viel oberflächliche Ignoranz hab ich selten angetroffen, wenn jemand über Digitalisierung egschrieben hat. Also, Danke, für die Anmerkungen…
Sie sind also er dafür das für ihre eigene Steuerklärung 500 m² holz gerodet werden müssen???
An den großen Bahnhöfen, Supermärkten in DE gibt es die geballte Form von Papier, die Retouren sind im selben Umfang wie die Lieferung.
Sie meinen ich gehöre in dieselbe Kategorie, wie jen die eine Steuererklärung abgeben?
Hi Zusammen,
ich hab bei Dockerlösung von paperless immer das Problem, dass die deutschen Umlaute (Ä, Ü, Ö) und Sonderzeichen wie das ß nicht korrekt dargestellt werden nach der OCR-Erkennung. Kennt noch jemand das Problem oder hat dazu sogar eine Lösung?
Das liegt daran das der Artikel leider nur ein kleiner Anreißer für NGX ist aber keine gute Anleitung für den Einstieg.
Wenn, wie hier in dem Beispiel, nicht anderweitig festgelegt ist die OCR Sprache Englisch. Für Deutsch und Englisch müsste noch “PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu+eng” ins Compose File. Es gibt noch viel mehr Einstellungen die hier möglich sind. Ich würde mir das Original File von NGX auf Github ansehen. Das ist umfangreicher und reichlich kommentiert.
mir ist das elektronische irgendwie zu kompliziert. hier sicherung, da sicherung … hardware…usw.
der wahn alles elektonisch zu machen, hat vor allem sicherheitslücken und da ist zB windows (microsoft generell) ein gutes beispiel. software die 4 jahre alt ist hat plötzlich keinen support mehr… windows wird irgendwie geändert das irgendwas nicht mehr funktioniert.
der ganze krempel ist mir zu aufwenig und unsicher. (von den gesetzlichen vorschrieften will ich gar nicht serst anfangen.)
die it-branche ist noch viel zu uneinheitlich und normenlos (die auch eingehalten werden. win/office hält keinerlei norn ein), damit so ein unterfangen auch dauerhaften wert hat.
Das liegt daran das der Artikel leider nur ein kleiner Anreißer für NGX ist aber keine gute Anleitung für den Einstieg.
Wenn, wie hier in dem Beispiel, nicht anderweitig festgelegt ist die OCR Sprache Englisch. Für Deutsch und Englisch müsste noch “PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu+eng” ins Compose File. Es gibt noch viel mehr Einstellungen die hier möglich sind. Ich würde mir das Original File von NGX auf Github ansehen. Das ist umfangreicher und reichlich kommentiert.
Ein DMS hat in Firmen und Organisationen sicherlich seine Daseinsberechtigung, schon aus rechtlicher Sicht.
Im PRIVATEN sehe ich das eher kritisch, siehe Zeit-/Kosten-Aufwand (Hardware, Software, Energieverbrauch für ein NAS/Server mit Docker) etc.
Sowas sollte man auch mal über einen größeren Zeitraum (> 10 Jahre) betrachten.
Ein Aktenordner mit Papierdokumenten, der sicher im Keller-Archiv steht, verbraucht über 10 Jahre
– genau Null kWh an elektr. Energie
– Null Wartungskosten
– Null Updates und
– Null Personalaufwand
Punkt!
Wie sieht es mit den DMS-Systemen aus?
Ein kleines Privat-SoHo-NAS (2, 4-Bay) mit Docker-DMS nimmt durchschnittlich ca. 30 bis 80W elektr. Energie auf – Kosten? Bei 40 W und 10 Jahren Laufzeit und 40ct/kWh: ~ 1400 €
Nach 5 bis 8 Jahren sollten die Datenträger wegen Verschleiß ggf. getauscht werden! Kosten? Geschätzt 500 bis 1500 €.
NAS-Ersatz/Austausch nach ca. 5 bis 8 Jahren: ca. 300€ bis 1000 €, je nach Bedarf …
Manpower im Jahr für Wartung/Kontrolle/Updates etc.: 160h bis 240h Lebenszeit geschätzt …
Wenn man diese ganzen Kosten und Material/Energie-Aufwand betrachtet, dann verbraucht dies m.E. deutlich mehr an “Bäumen”, als die “paar Blätter” Papier in meinem Aktenordner “verbrauchen”!
Ich selbst arbeite seit über 30 Jahren in der EDV und habe viele Betriebssysteme, Anwendungen und sogenannte “Game-Changer”-Anwendungen erlebt bzw. kommen und gehen sehen …
Ja, für den Moment ist die Software X gaaaanz toll! Wird eingeführt und nach 5 bis 8 Jahren tritt meist folgendes ein:
1. Die Softwarefirma geht insolvent, gibt es nicht mehr
2. Die Softwarefirma oder das Projekt wird eingestampft, weil die Macher “keinen Bock mehr” haben, ihre Software mit Servicepacks und Hotfixes an die Ziel-OSes oder rechtlichen Änderungen/Gesetzen anzupassen. Sieht man ja sehr “schön” an den permanenten Änderungen (“Verschlimmbersserungen”) in Windows 7, 8, 10, 11 …
3. und … und … und.
Beispiel 1: StarOffice / OpenOffice 1.x
Schaue ich in mein Datenarchiv, kann ich z.B. Staroffice-Dateien aus den frühen 90ern nicht mehr öffnen und benötige noch die letzte StarOffice 5.2-Software … (in der Hoffnung, das diese noch unter einer aktuellen Windows-Version installierbar/ausführbar ist.)
Ebenso OpenOffice 1.x-Dateien, die noch nicht OpenDocument-Format hatten.
Beispiel 2: Nuance Paperport als DMS
Produktsupport eingestellt … Rückblickend betrachtet …wenig echter Nutzen.
Die EDV ist in ihrer Entwicklung über die Jahre betrachtet viel zu schnelllebig, als das dies für mich im privaten ein DMS rechtfertigen würde.
Ein Leser-Zitat aus der aktuellen c´t ist da bei mir hängen geblieben:
Ein Nutzer supportete lange Jahre u.a. auch die IT einer Kirche(ngemeinschaft).
Frage der Kirche an die IT zur Lebensdauer der Archivmedien: Antwort: 10 bis 15 Jahre
Antwort der Kirche: “Wir archivieren nicht für 10 bis 15 Jahre, sondern für die Ewigkeit …”
Ohne Kommentar …
Klar, leute wie meine Schwiegereltern die nur einen Laptop haben weil sie ab und zu mal was schreiben und ausdrucken müssen. Für die ist das nix. Aber das ist auch nicht der “Kundenkreis” von Deskmodder.
Und wenn man eh schon ein kleines Homelab hat, sprich hier läuft eh schon 24/7 ein kleines Serverlein, dann ist es auch schön wenn er nicht nur Spielwiese ist sondern auch wirklich Sinnvolles für seinen Stromverbrauch tut.
Ich hoffe ja dass wir unseren Strombedarf nicht mehr allzulange mit “Bäumen” decken. Ich z.B. decke ca. 65% durch Eigenerzeugung PV. Mehr ist in Planung.
Und zu “Staroffice” muss ich ja wohl nix mehr sagen. Man Archiviert auch heute keine Word 2019 Dateien. Das macht man einfach nicht. PDF/a heißt hier das Stichwort.
Oder man nimmt halt den USB Steintafelplotter mit SDS Meißelaufsatz von Hilti den die Kirche benutzt
Schön, wenn es für dich und deinem Einsatzzweck funktioniert.
In meinem Fall:
Die 3 bis max. 5 Papier-A4-Seiten monatlich, die es wert sind aufgehoben zu werden, da werde ich mir kein DMS installieren.
Und die 6 bis 8 Ordner im Keller tun mir nicht weh.
Wenn es >regelmäßig monatlich10 Jahre gesehen wäre eine Betrachtung wert, und sind es mir ein meinem Szenario NICHT wert.
Genau das. Also Zustimmung.
Bei so wenig Aufkommen, genug Platz (Keller), und auch kein sowieso schon 24/7 laufendes Homelab gibt es keine sinnvollen Argumente außer “ich will es trotzdem weil es mich interessiert”. Sich eigens dafür die Gerätschaften anzuschaffen wäre kaum Sinnvoll.
Aber bei mir ist eh alles schon vorhanden. Hab leider nur ein kleines Häuschen ohne Keller, platz ist also kostbar. Ich war immer schon technisch affin und neugierig und mache es auch beruflich. Hab aufgrund dessen ein sog. Homelab, also Server, Backuplösung, USV etc. etc. die so oder so laufen. Von daher war es für mich keine Frage auch diesen Aspekt möglichst zu automatisieren. Das Zeug ist eh da und einmal eingerichtet läuft es seitdem wie ein Uhrwerk. Es ist aber kein Projekt um meine Neugier und den Spieltrieb zu stillen sondern wie viele meiner Homelab Projekte uns mehr Lebenszeit zu verschaffen. Die ist neben Gesundheit nämlich wirklich kostbar. Damit wird Papierkram, zumindest für uns, super angenehm und schnell ohne zusätzliche Ressourcen aufwenden zu müssen.
Bei 3-5 Seiten monatlich würde ich das wahrscheinlich auch so machen.
Aber allein meine Kontoauszüge dürften mindestens das zehnfache Volumen haben.
Oder: Gerade eine Versicherung gewechselt. Kündigung samt Kündigungsbestätigung, Antrag für die neue, Versicherungsschein, Versicherungsbedingungen, AGB, … zusammen rund 50 Seiten. Das muss ich nicht ausdrucken und abheften.
(Disclaimer: Ich verwende weder paperless-ngx noch ein anderes DMS.)
“Aber allein meine Kontoauszüge dürften mindestens das zehnfache Volumen haben ….” – Im Ernst?
Wäre sicherlich mal eine gute Idee, sich die Kontoauszüge gleich als PDF zukommen zu lassen oder herunter zu laden … Da Papier kann sicherlich gespart werden …
Genau, meine Kontoauszüge sind seit über 15 Jahren schon PDF direkt im Onlinepostfach der Bank. Was alleine das für Papier wäre, sehe ich immer bei meiner Mutter und ihren Aktenordnern nur mit Kontoauszügen.
Ja, das kommt schnell zusammen, wenn man mehrere Konten in mehreren Währungen bei mehreren Banken hat.
Selbstverständlich bekomme ich die Kontoauszüge schon seit vielen Jahren, wo immer möglich, elektronisch als PDF.
Schön, wenn es für dich und deinem Einsatzzweck funktioniert.
In meinem Fall:
Die 3 bis max. 5 Papier-A4-Seiten monatlich, die es wert sind aufgehoben zu werden, da werde ich mir kein DMS installieren.
Und die 6 bis 8 Ordner im Keller tun mir nicht weh.
Wenn es regelmäßig monatlich ab ca. 30 Seiten Papier und mehr wären, dann wäre ein DMS eine Überlegung wert.
Aber das meiste, was so reinkommt, kommt eh als PDF per Email oder lädt man sich vom Postfach
des jeweiligen Anbieters als PDF herunter und speichert es lokal auf einem PC (mit Backup).
Und durchsuchbar sind diese PDFs ja auch.
Und mal ehrlich: Wie oft braucht man/du eine alte Datei/Information aus dem DMS?
Einmal pro Tag/Monat/Jahr? Bei mir ein- bis 3mal im Jahr, höchstens …
Aufwand / Nutzen , auch auf >10 Jahre gesehen wäre eine Betrachtung wert, sind es mir aber für mein Szenario NICHT WERT, ein DMS zu nutzen/supporten zu müssen und Kosten tragen zu müssen.
Unabhängig davon: Interessanter Artikel, vielen Dank an den Autor.
Im Privatumfeld brauchst Du zum Archivieren von Dokumenten etc. (ohne Fotos, Videos oder Musik) kein NAS. Meine gesammelten Dokumente (Emails, Briefe, Kontoauszüge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Steuererklärungen usw. usw.) über 25 Jahre belaufen sich gerade mal auf 6 GB. Die Kosten dafür sind vernachlässigbar — alle paar Jahre ein neuer USB-Stick und etwa 0.2% zusätzlicher Backup-Platzbedarf…
Was ist denn hier im Forum los? Wo kommen denn die ganzen Leute her deren Gummistiefel noch aus Holz sind?
Alles elektronische so kompliziert… Papier ist besser… Fachmänner wissen nix von Digitalisierung…
Hat der VHS Kurs “Datenverarbeitung für CSU Wähler” dieses Forum für sich entdeckt?
1. Das ist ein IT Blog und Forum. Hier gehts so ziemlich ausschließlich nur um “elektronisches”. Was machen Sie hier?!
2. Wenn Sie in ihrem Wust von Papierakten alles schneller finden als im DMS dann ist ihr DMS schlecht oder Sie können nicht damit umgehen.
3. Ja, im Steuerrecht gibt es gibt es aufbewahrungsfristen und Speicherrichtlinien. Aber “unveränderlich” gibts weder analog noch Digital und irgendwer am System kann diese immer verändern. In den Firmen spätestens der Admin. Das ist auch dem Steuerrecht bzw. dem Finanzamt bewusst. Es geht darum dass es nicht jeder beliebige Mitarbeiter kann und dafür gibt es Rechtemanagement. Und PDF/a ist der Quasistandard den es schon ewig gibt und ewig geben wird zur Speicherung von Dokumenten. Von daher brauchen sie ihren alten 486er nicht über Jahrzehnte in Wachspapier auf dem Dachboden einlagern.
Der Artikel gibt es leider nicht ganz her aber Paperless NGX gibt genau das alles her und ich habe lange nach einer kostenlosen Opensource Software wie diese gesucht um mein Büro Papierlos zu machen. Es gibt eins zwei kommerzielle DMS die für Privatgebrauch eine limitierte Version hatten aber in der Regel viel zu groß, mächtig und zu teuer für privat. Es geht auch nicht darum Papier komplett zu verbannen denn es gibt trotzdem Einiges was man als Originaldokument braucht. Aber das hindert einen ja nicht es AUCH durchsuchbar einzuscannen und so auf Anhieb zu finden.
Im Prinzip wird einmal alles was per Post kommt einmal durch den Dokumentenscannter gejagt. Der Scannt direkt (automatisch erkennend auch doppelseitig) in Paperless NGX und das jagt da einmal die Texterkennung drüber und sortiert die Post anhand von Regeln vor in verschiedene Kategorien. In Paperless habe ich dann einen “Posteingang”. Da schaue ich noch einmal drüber ob das Regelwerk alles richtig gemacht hat und dann ist der Vorgang auch schon fertig.
Wenn ich was suche, Kundennummer vom Stromanbieter eingegeben und schon finde ich alle Rechnungen, Vertragsunterlagen und Kontoauszüge in denen diese auftaucht. Gerade hier ist ein DMS unschlagbar. Die Suche beläuft sich auf wenige Sekunden.
Rechnungen als “Bezahlt” markieren wenn sie es sind, alles möglich.
Dank PDF Drucker in denen man das Dateiablageziel direkt einstellen kann kann man aus jedem Programm heraus auch direkt in NGX ablegen wie z.B. Emailkorrespondenz. Nicht erst ausdrucken und abheften.
Und ein ganz wichtiges Feature: NGX legt die Dateien in (selbst festlegbaren) Verzeichnissen und Unterverzeichnisschemen als PDF/a ab. Das bedeutet selbst wenn meine Paperlessinstanz unwiederbringlich kaputt gehen sollte oder Paperless nicht mehr weiterentwickelt wird und ich ein neues System suchen muss habe ich meine komplette Dokumentenablage wohlstrukturiert an einem Ort zum Mitnehmen parat. Und das unterscheidet NGX von vielen, eigentlich fast allen, kommerziellen Systemen bei denen man dann erstmal deren Support zur Datenrettung bemühen muss.
Und so ganz nebenbei braucht man kaum noch Aktenordner und deren Platz zuhause da man 90% der Post nach dem scannen direkt schreddern und Richtung Altpapier befördern kann.
Rechtemanagement beherrscht NGX auch so dass ich der ganzen Familie ein digitales Archiv getrennt von den anderen zur Verfügung stellen kann.
Für Firmen fehlen vielleicht noch Features wie Workflows usw. aber für privat…? Papierkram war noch nie so entspannt.
mein Gott… welch ein Klugscheisser… wann ist denn deine Pubertät mal vorbei? Nie?
mein Gott… außer Angriffe auf persönlicher ebene haste wohl nix zu bieten oder? Argumente habe ich noch keine finden können.
Danke für Deine Worte. Ich trage mich seit Längerem ebenfalls mit dem Gedanken, unsere papiernen Unterlagen der letzten Jahr(zehnt)e zu digitalisieren und dadurch von den Vorteilen zu profitieren, die sich _für uns_ daraus ergeben:
– schnelleres Finden von Unterlagen
– sofern die Papiere nicht endlich entsorgt werden können, verbrauchen die Aktenordner den Platz nun wenigstens nur im (auch schon nicht großen) Keller, nicht mehr in der Wohnung, wo sie bisher wegen direktem Zugriff den Schrank füllen müssen
– einfacheres Ablegen neuer Unterlagen – die werden einmal gescannt und landen dann nur noch in einem einzigen Ordner, in dem alles – thematisch unsortiert – nur nach Eingangsdatum rein kommt
– keine dreigeteilte Datenhaltung mehr: schon seit Jahren kriegen wir viele Rechnungen und Vertragsunterlagen nur noch elektronisch, andere aber immer noch auf Papier und wieder andere liegen zunächst nur online beim Vertragspartner vor. U.a. für die Steuererklärung immer alle Ablageorte durchforsten zu müssen, ist echt ätzend.
Ein NAS ist vorhanden, inkl. Container-Fähigkeit, ich habe also alles, was ich für das Aufsetzen von Paperless brauche – außer dem vollständigen Wissen wie das geht. Aber genau davor muss ich doch keine Angst haben sondern kann es mir beibringen und mich u.a. mit Artikeln wie hier bei DM schlau machen! Gerade WEIL ich IT-affin bin (30 Jahre Berufserfahrung als Programmierer, Projektleiter und im Software-Support), weiß ich doch um die technischen Grenzen und kann mich so gut wie möglich darauf einstellen und erkennen, wann es praktikable Lösungen gibt und wann nicht! Nur jemand ohne Erfahrung oder mit übersteigertem Ego würde radikale, unreflektierte Aussagen wie “Technik (=IT) ist die Lösung für alles” bzw. “Technik kannste vergessen” von sich geben und sie auch noch ernst meinen. Wie immer liegt für jede Anforderung die Wahrheit irgendwo dazwischen und ich kann nur jemanden ernst nehmen (und möchte von ihm lernen), der sich dessen bewusst ist und damit kritisch auseinandersetzt.
Deshalb freue ich mich über diesen Kommentar von Dir, denn er zeigt mir, dass meine Überlegungen zum Einsatz von Paperless schon richtig waren (Kritikalität z.B. bezüglich der offenen Aufbewahrungssystematik, automatische Einsortierung auf Regel-Basis, …) und auch funktionieren können, sogar wenn man den WAF berücksichtigt
Aber auch bestätigt zu sehen, dass nicht alles Papier blind entsorgt werden kann (auch wenn es in 95% der Fälle nie wieder benötigt wird), ist eine wichtige und hilfreiche Information.
Danke dafür. Ja gerade das schnelle Finden der richtigen Unterlagen ist für mich eigentlich das schlagendste aller Argumente. Dicht gefolgt von der schnellen Erledigung des Papierkrams und der Papierreduzierung. Es kommen zwar immer mehr Unterlagen bereits elektronisch doch den Rest muss man ja leider noch ins Digitale überführen. Aber ich finde es ist besser als umgekehrt und alles was elektronisch kommt auszudrucken und abzuheften.
Wenn schon ein containerfähiges NAS vorhanden ist dann ist der Rest fast schon ein Kinderspiel. SemperVideo
hat auf Youtube gerade für 2024 eine neue Anleitung für Synology gemacht.
Man könnte sogar von Unterwegs auf seine Dokumente zugreifen da es für Android und iOS entsprechende Apps gibt. Ob es aber empfehlenswert ist die Paperless Instanz ins Internet zu exponieren sollte man sich gut überlegen.
Das schwierigste ist für sich selbst die passenden Regelwerke zu finden. Man kann halt viel einstellen, man muss es aber auch wenn es nicht doch wieder Handarbeit werden soll. Diese Testphase hat bei mir recht lange gedauert bevor ich es tatsächlich live in Betrieb genommen habe.
Mich hat gewundert warum hier so viele technikkritische (um es mal vorsichtig zu formulieren) Kommentare zu finden sind obwohl das hier ja ein IT Blog ist. Aber scheinbar macht es Spaß zu einem Thema, das die meisten an dem Ort begeistert, einen großen Haufen reinzusetzen. Womöglich weil einem Zuhause und im Umfeld schon länger keiner mehr zuhört.
Mich stört nicht dass sich “Fachfremde” hier äußern. Ganz im Gegenteil denn manchmal ist man betriebsblind und der Blick von Außen kann bereichern. Was mich mehr stört ist die Diskussionskultur, insbesondere im Netz. Es gibt scheinbar nur noch Extrempositionen und nichts dazwischen. Argumente fehlen auch sehr oft, dafür wird immer gleich der persönliche Angriff gewählt. Mir würde gar nicht einfallen jetzt in ein… z.B. Anglerforum zu gehen und dort erstmal rumpoltern dass alles Andere als mit nem Bambusstock und Regenwurm an Drachenschnur angeln zu gehen völlig bräsig ist und sie sollen doch lieber den guten Vierkantrochen von Iglu kaufen und sich das Hobby ganz in die Haare schmieren. Dann haben die auch mehr Zeit Emails auszudrucken und abzuheften. Dann noch ne Runde Beleidigungen austeilen.
Wer macht sowas? Wenn ich mich da zufällig drin verirren würde dann würde ich vermutlich nur still lesen wenn es interessant ist. Und insgeheim würde ich mir selbst vielleicht sagen dass es für diejenigen die es brauchen sicherlich hilfreich wäre so etwas zu haben, auch wenn ich für mich selbst keinen Einsatzzweck sähe.
Ich hatte eher gehofft hier selber noch andere Aspekte kennenzulernen oder den ein oder anderen Tip da man bei NGX gefühlt Tausend verschiedene Wege einschlagen kann. Stattdessen nur Genörgel und Geseiere. Alles Neue ist erstmal doof und früher alles besser. Kein Wunder dass DE in Sachen Digitalisierung noch beim FAX ist wenn du solche Leute überall sitzen hast. Jeder Landwirt ist da weiter. Irgendwie ist hier scheinbar keiner mehr Begeisterungsfähig. Weder für sich selbst noch für andere.
Aber die Kraft und Zeit hier ihre depressive Motzerei hinzukotzen haben scheinbar dann doch noch zu viele. Diese Energie für was positives verwendet und wir wären ganz weit vorn.
Naja, jetzt meckere ich auch. Na super. :-/
Dir viel Spaß beim Ausprobieren. Es lohnt sich finde ich.
In Firmen und Organisationen haben DMS und andere Systeme natürlich ihre Daseinsbrechtigung, aber im privaten?
Sicherlich mag es auch “fachfremde” Kommentatoren geben, aber:
1. Selbst wer technik-affin ist und auf Arbeit seit Jahrzehnten 40 bis 50h pro Woche dienstlich und als “Heim-Admin” privat für die eigene Familie und Bekannschaft/Verwandtschaft wirkt,
zieht sich nicht unbedingt freiwillig noch mehr Technik und Administration durch solche Systeme auf den Tisch.
Man(n) hat dann auch mal die Fratze voll von der EDV und lebt: “Reduce to the max”, also so wenig wie möglich, so viel nötig.
2. Bei 3 bis 5 Papierseiten pro Monat und nicht vorhandener DMS-Infrastruktur ist der ROI dem “Finanzminister” meist nicht vermittelbar.
(ROI – Return of Invest)
3. Mein NAS ist kein Backup, sondern nur Medienspeicher. Ich schalte es nur bei Bedarf 2-3mal die Woche manuell ein und es schaltet sich selbst 23 Uhr ab.
und einige Aspekte mehr.
Bitte nicht missverstehen:
Ich arbeite gern und auch viel und intensiv in der IT/TK, aber alles hat seine Grenzen!
Außerdem, wer könnte z.B. bei einem plötzlichen Ableben (Unfall o.ä.) dein System administrieren? (also nicht nur bedienen?)
Erst vor kurzem hat ein Bekannter von mir einen schweren Verkehrsunfall (unverschuldet, seit Monaten im Krankenhaus incl. Amnesie …)
EDV im privaten ja, aber in meinem Rahmen. Es gibt noch andere wichtige Dinge im Leben, und die habe nichts mit der EDV zu tun.
Es gibt übrigens in unserer IT-Abteilung unserer Organisation einige Mitarbeiter, die haben zu Hause echt keinen Internetzugang.
Die graben lieber ihren garten um und erfreuen sich an Blumen … jedem wie es ihm gefällt.
Bei mir waren es zum Beispiel die elendigen Updates egal ob System oder Anwendungen. Eltern, Schwiegereltern usw. trauen sich immer nicht irgendwas mit Ja zu beantworten aus Angst heraus was verkehrt zu machen. Auf der einen Seite irgendwo doch löblich nicht alles mit OK abzunicken, auf der anderen Seite hatte man dann erstmal einen Tag oder länger zu tun weil man nur 2x im Jahr zu Besuch auf der anderen Seite Deutschlands ist.
Bei mir erledigt das mittlerweile ManageEngine Endpoint Central automatisch da es für private zwecke ne kostenlose Lizenz gibt für 25 Maschinen. Das reicht für Zuhause locker. Meine Clients & Server werden nun automatisch auf Stand gehalten. Und wenn es ein Problem gibt kann ich mich sofort auf den Laptop der Schwiegereltern schalten. Klar, hat man früher mit Teamviewer gemacht aber es hat dann immer genervt dass die Version auf der Anderen Seite zu alt ist um zu Verbinden bla bla. Nun erklär das mal Schwiegervater wie er sich die neueste Version holt.
Ich habe zwar Lust auf gute Technik, aber ich habe auch schon Lange keine Lust mehr permanent vor der Kiste zu hängen und ein Problem nach dem anderen händisch zu lösen.
Ein guter Admin hat sehr viel Zeit für bessere Dinge da der Computer für ihn arbeitet.
Das mit dem Bekannten tut mir Leid und ich kenne es leider selbst. Musste leider wg. schwerer Krankheit damals auch diverse einschneidende Entscheidungen treffen. Von daher habe ich auch die Probleme bestmöglich bedacht. So gibt es in dem Haushalt trotzdem nichts Lebensnotwendiges was nicht funktioniert wenn ich oder die Technik ausfallen sollte. Meine Frau hat Zugriff auf meinen Passwortsafe, Direktzugriff auf den NGX Dokumentenpfad, alles wichtige ist für Dummies dokumentiert und alles mit echtem Dokumentencharakter liegt sowieso nochmal im Original vor.
Wie schon gesagt ist die Technik für mich nur ein Werkzeug um mich weniger mit Dingen beschäftigen zu müssen die mir Zeit rauben und keinen Spaß bringen. NGX ist mir beim Papierkram halt ne enorme Hilfe. Mehr nicht. Ich verbringe privat kaum Zeit am PC oder Smartphone auch wenn ich diese Dinge alle habe. Es reicht wenn ich beruflich damit zu tun habe.
Ich erlebe lieber schöne Dinge, esse gerne gut, verbringe gerne Zeit mit Frau und Hund in der Natur. Mein Finanzminister wäre übrigens bei Neuanschaffung auch an die Gurgel gegangen. Das ist größtenteils abgefallene Althardware die nochmal ein 2. Leben bei uns verbringen darf. Schont Geldbeutel und Umwelt.
Wie sich die Leute hier in den Kommentaren wieder anstellen … Die ewig gestrigen bis diese endlich in Rente sind.
Papierloses Büro – es ist allerhöchste Zeit!
Habe selbst an einem solchen DMS mitgewirkt und es funktioniert problemlos und schneller als jeder Aktenordner.
Bitte kein schubladenhaftes Altenbashing!
Ich bin 67 war/bin Unternehmensberater und propagiere seit über 20 Jahren das papierlose Büro.
P.S.: JEDER Mensch wird mal alt, sofern er nicht (zu) früh stirbt
War zumindest nicht meine Intention. Mich hat hier eher die recht konservative Denkweise erstaunt die für uns Nerds als ewig neugierige Spielkinder doch eher ungewöhnlich ist. Und das hat mit dem Geburtsjahr nicht immer viel zu tun. Mit Mitte 40 bin ich ja auch kein junger Spritzer mehr aber man sollte sich ein wenig geistige Flexibilität bewahren und auch wenn man für sich sagt “man ist zu alt für diesen Schei..” muss man es ja trotzdem nicht gleich verteufeln.
Ich kann jeden verstehen der sagt dass man nicht immer für alles ne App braucht (metaphorisch gesehen), aber wozu haben wir den Mist erfunden wenn nicht zum erleichtern des Alltags? Ich hab den kram um mir lästige Aufgaben wegzuautomatisieren. Wem DIN A4 im Leitz besser gefällt, go for it.
Aber wer immer mit “früher war akles besser” kommt muss sich auch mal die Frage gefallen lassen ob man vielleicht schon etwas muffig riecht (auch wieder metaphorisch).
naja paperless ist und bleibt Utopie! Papiervermeidung und minimalst Papier ja das sollte das Ziel sein und ist auch realisierbar.
witzigerweise bedeutet das Wort “less” etwas anderes als die Endung “less”.
Vor einigen Wochen sind meine AirPods Pro kaputt gegangen. Es fing an zu Knistern und ich habe festgestellt, dass es ein Serienfehler ist und seitens Apple eine Rückrufaktion gibt. Leider, da ich meine nicht direkt bei Apple gekauft habe, müsste ich eine Rechnung vorlegen, dass sie nicht älter als 3 Jahre sind und diese Rechnung habe ich einfach nirgends mehr gefunden. Wo genau ich sie gestellt habe, weiß ich dummerweise bis heute nicht, ich weiß nur, dass es nicht Amazon war. Falls ich mal eine Rechnung per E-Mail bekommen habe, so ist diese E-Mail weg.
Was will ich sagen. Dass ich unorganisiert bin? Definitiv. Dass ich das absolute Chaos in den letzten Jahren herbeigeführt habe? Auch das.
Jetzt stehe ich aber vor einer neuen Herausforderung: Wir haben ein Haus gebaut und sind Vermieter geworden von einer Einliegerwohnung. Papierkram ohne Ende. Also, das Haus zu bauen, Vermieten, die ganze Verwaltung drum herum und so weiter. Und dann ist da halt auch immer noch das Chaos der letzten Jahre, Dokumente nur Teilweise abgeheftet, teilweise gestapelt, teilweise verschnürt. Die Notwendige Motivation, endlich mal Ordnung zu machen ist, je größer der Berg wurde, immer kleiner geworden.
Vor drei Wochen habe ich mich soweit aufgerafft, dass ich entschieden habe, das muss jetzt endlich alles angegangen werden. Sämtliche Rechnungen vom Bau, die teilweise per Mail, teilweise per WhatsApp, teilweise per Post gekommen sind, müssen jetzt endlich mal Sortiert werden. Außerdem steht die Steuererklärung der letzten Zwei Jahre noch an. Also los. Nach drei Stunden in dem Chaos und die Ewige Frage, Muss ich das jetzt aufheben, kann das weg und die Angst, irgendwann nochmal etwas wichtiges weggeworfen oder gelöscht zu haben, hat mich wahnsinnig gemacht. Da kam mir die Idee mal nach einem DMS zu gucken. Natürlich kommt man da schnell auf Paperless NGX.
Da ich beruflich eh in der IT Arbeite war die Installation relativ einfach. Ich habe es über Portainer gemacht. Jede Docker Instanz hat eine eigene IP Adresse, Namensauflösung im Netzwerk vergeben und ein wenig damit rumgespielt. Wichtig war mir, auch mal eine Sicherung zu machen, eine Sicherung zurück zu spielen, also die ganzen Worst Case Szenarien mal durchzuspielen. Die Lösung ist relativ einfach, mein Synology macht jede Nacht ein Backup und legt das in einen Ordner ab, alle Sicherungen die Älter als 60 Tage sind werden gelöscht, das Synology NAS Sichert sich selbst jede Nacht nochmal Komplett in der cloud. Also, Sicherung gelöst.
Dennoch habe ich es Beruflich immer wieder mal erlebt, was passiert, wenn ein System plötzlich seinem Lebensende entgegengeht und man eine Migration auf ein neues System machen muss. Bei Paperless gibt es über die Speicherpfade die Möglichkeit, eine Ordnerstrucktur zu erhalten, die im schlimmsten Falle genau das abbilden, was ich eh schon, nur eben schlecht gepflegt, habe. Also die Pfade nach meiner Struktur angepasst und angefangen das System zu füttern und zu Pflegen. Es ist einfach fantastisch. Ich könnte fast sagen, dass es angefangen hat sogar Spass zu machen.
Im Endeffekt erreiche ich gerade folgendes:
1. Alle Dokumente werden in einem System zusammengefasst. Egal ob sie als Papier reinkommen, als E-Mail oder mir ein Handwerker die Rechnung als PDF per WhatsApp rüberschickt. Alle Dokumente kommen da rein.
2. Papier: Natürlich bin ich erzogen worden, alle Papiere immer abzuheften. Ein Ordner für die Steuern, ein Ordner für Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge, ein Ordner für sämtliche Rechnungen, einen für Versicherungen und so weiter. Aber das ständige Abheften oder die Pflicht, es abheften zu müssen, geht mir auf den Sack. Ich liebe es, nach den Dokumenten entweder über die Ordnerstrucktur oder über Paperless selbst zu suchen. Also werden nur noch Dokumente abgeheftet, wo ich wirklich das Gefühl habe, mal schnell alles zusammen haben zu wollen. Beispiel: Alle Dokumente zu einem Fahrzeug. Will man das Verkaufen, nimmt man alles raus, hat sofort den TÜV Bericht, Brief, Sämtliche Werkstattrechnungen und so weiter zu Hand. Aber ein Vericherungsschreiben? Das werde ich vermutlich nie wieder als Papier brauchen. Dennoch fühlt es sich falsch an, das zu Schreddern nach dem Scannen. Also kommt da eine ASN Nummer drauf und dann alles in den Karton. ist der Karton voll, schreibt man einfach nur noch “ASN 1 – xy”, Deckel drauf und zu. Braucht man doch nochmal was, ist es über die ASN Nummer relativ schnell zu finden.
Warum schreibe ich das? Mir hilft dieses System, mich aktuell in meinem Chaos wieder zu sortieren. Es soll mir in der Zukunft helfen, dass wenn ich die Nebenkostenabrechnung für die Mieter machen muss, sofort mit einem TAG alle wichtigen Dokumente zu haben. Es soll mir helfen, sofort Garantierelevante Rechnungen zu finden. Es soll mir helfen, in den zehntausend Rechnungen vom Hausbau die eine zu finden, in der die Türen abgerechnet waren. Oder eben auf einen schlag alle Dokumente, die ich für die Steuererklärung brauche.
Muss jeder so ein System haben? Nein. Ich glaube, viele Menschen kommen mit einer klassischen Ordnerstrucktur in Papierform und einer Ordnerstrucktur für PDF´s vollkommen zurecht. Würde ich auch, wenn ich organisierter bin, bin ich aber nicht. Daher hilft mir dieses Tool enorm weiter.
Für mich war es ideal, weil ich die benötigte Infrastruktur eh schon habe. Ich habe eh ein Synology, welches 24/7 läuft, weil da z.B. meine HomeAssistant Instanz drauf läuft. Ich habe eh Backupstrategien. Für mich war es hier wirklich nur noch die Installation von Paperless NGX. Was die Sicherheit zusätzlich angeht? Ich bin nicht so der Freund, das NAS über eine Domain von außen erreichbar zu machen. Wenn ich von außen zugreifen muss, dann habe ich meinen VPN. ansonsten ist das NAS und die Systeme nur intern zu sehen.
Das beste: Meine Frau liebt das System auch. Wir arbeiten jetzt beide damit. Pflegen beide unsere Dokumente, sie kennt sich auch gut genug aus um es zu bedienen. Sollte mir mal was passieren, so hat sie den Schlüssel zu meinem Passworttresor und genug Freunde, die das System weiter administrieren oder verändern könnten.
Tools sollten keine Pflicht sein. Sie sollten Möglichkeiten sein, die alle die, die das wollen, nutzen. Meine Eltern z.B. kommen mit dem Papier in unfassbaren Ordnern total gut klar. Die finden da alles wieder. Ich bewundere sie, aber jetzt habe ich etwas gefunden, womit ich klar komme.