Schweiz testet openDesk als Alternative zu Microsoft 365 auf 3.000 Arbeitsplätzen

Die Schweizer Bundesverwaltung bereitet einen größeren Praxistest mit openDesk vor. Ab Anfang 2027 soll die Open-Source-Plattform auf rund 3.000 Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Das entspricht ungefähr sieben Prozent der insgesamt rund 54.000 Stellen in der Bundesverwaltung. Für das Vorhaben sind rund neun Millionen Schweizer Franken vorgesehen. Der Test soll bis Ende 2027 laufen. Danach wird sich zeigen, ob openDesk über den Pilotbetrieb hinaus eine realistische Alternative zu Microsoft 365 werden kann.

Vom Proof of Concept in den Verwaltungsalltag

Ganz bei null beginnt die Schweiz nicht. Bereits zuvor hatten 172 Mitarbeiter openDesk im Rahmen eines Proof of Concept getestet. Dieser Versuch fiel offenbar positiv genug aus, um nun einen deutlich größeren Schritt zu wagen. Mit 3.000 Arbeitsplätzen verlässt das Projekt die reine Testumgebung. Entscheidend wird nun, wie sich openDesk im normalen Verwaltungsbetrieb schlägt – also dort, wo unterschiedliche Arbeitsweisen, Fachanwendungen und gewachsene Prozesse zusammenkommen.

Es geht nicht nur um Lizenzkosten

Natürlich spielt Geld eine Rolle. Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 in den vergangenen Jahren mehrfach angehoben. Für eine Verwaltung mit zehntausenden Arbeitsplätzen summieren sich selbst moderate Aufschläge schnell. Der größere Punkt ist aber die Abhängigkeit von einzelnen internationalen Anbietern. Die Schweizer Bundesverwaltung will mehr Kontrolle über ihre digitale Infrastruktur gewinnen und prüft deshalb, wo sich proprietäre Cloud-Dienste durch offenere Lösungen ersetzen lassen. Datenschutz und digitale Souveränität stehen dabei deutlich weiter oben auf der Agenda als noch vor einigen Jahren.

openDesk kommt aus dem deutschen Verwaltungsumfeld

openDesk wird vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, kurz ZenDiS, vorangetrieben. Das bundeseigene deutsche Unternehmen bündelt verschiedene Open-Source-Anwendungen zu einer webbasierten Arbeitsumgebung für Behörden. Dabei geht es nicht nur um Textverarbeitung und Tabellen. Die Plattform deckt auch E-Mail, Kalender, Videokonferenzen, Dateiverwaltung und Zusammenarbeit ab. openDesk ist also eher eine komplette Arbeitsumgebung als eine einzelne Office-Suite.

Ein vollständiger Microsoft-Ersatz ist es noch nicht

Genau hier liegt die eigentliche Herausforderung. Eine Schweizer Untersuchung aus diesem Jahr kam zu dem Ergebnis, dass openDesk Microsoft 365 noch nicht in allen Bereichen vollständig ersetzen kann. Ein Grund ist die starke Ausrichtung auf den Browser. Für viele Standardaufgaben reicht das aus. Schwieriger wird es dort, wo komplexe Office-Funktionen, Makros, lokale Anwendungen oder spezielle Fachsoftware eine Rolle spielen. An solchen Stellen könnten zusätzliche Programme wie LibreOffice oder Thunderbird einspringen. Das macht die Umgebung flexibler, aber eben auch heterogener.

Der Pilot soll zeigen, wo es in der Praxis klemmt

Genau deshalb ist der größere Test interessant. Nicht jeder Arbeitsplatz in einer Verwaltung hat dieselben Anforderungen. Manche Bereiche lassen sich vergleichsweise einfach auf browserbasierte Open-Source-Werkzeuge umstellen. Andere hängen tief in Microsoft-Diensten oder spezialisierten Anwendungen. Der Pilotversuch dürfte deshalb weniger die Frage beantworten, ob openDesk grundsätzlich funktioniert. Spannender ist, wie viele Arbeitsplätze sich ohne größere Reibungsverluste tatsächlich umstellen lassen.

Das Cyberkommando der Schweizer Armee ist bereits weiter

Parallel dazu geht die Schweizer Armee bereits einen Schritt weiter. Das Cyberkommando will openDesk bis Oktober 2026 flächendeckend einsetzen. Das ist bemerkenswert, weil dort andere Anforderungen gelten als in einer normalen Verwaltungsabteilung. Gerade deshalb dürften die Erfahrungen aus diesem Bereich später auch für die Bundesverwaltung interessant sein.