Digitale Dokumentenarchivierung – so mache ich das

Vor knapp zwei Monaten hat Kollege Martin Geuß bei DrWindows über den Traum eines papierlosen Büros geschrieben – und wie er diesem ein Stück näher gekommen ist. Als technikbegeisterter Mensch hatte ich damit auch schon länger geliebäugelt, aber bis dato konnte ich mich nicht dazu durchringen – zu viel Aufwand schien vonnöten. Das hatte sich nach seinem Artikel geändert; das Thema hat mich seitdem nicht mehr losgelassen.

Martin benötigt lediglich OneNote, Office Lens und einen Stempel. Mit dem Stempel versieht er jedes Blatt mit einer einzigartigen Nummer, mit der man die digitale Kopie später jederzeit dem Original zuordnen kann. Mit Office-Lens „scannt“ er seine Dokumente mit dem Handy und mit OneNote speichert, ordnet und greift er später wieder darauf zu. Klingt recht einfach – und das ist es auch. Allerdings nicht ganz nach meinem Geschmack – ich habe die Vorgehensweise daher zwar grundsätzlich übernommen, aber um einige Nuancen verändert.

Die Sache mit dem Paginierstempel ist eine tolle Idee: Jedes Blatt wird mit einer fortlaufenden Nummer versehen und man braucht darüber nicht groß nachzudenken. Da habe ich mich für das gleiche Modell von Reiner entschieden – in der Hoffnung, dass der Markenname nicht nur den Preis (50 Euro) in die Höhe schraubt, sondern die Qualität gleichermaßen. Über den Stempel kann ich jetzt nach knapp zwei Monaten Benutzung auch nicht meckern, wobei ich allerdings auch keinen Vergleich habe und ihn bisher auch nur rund 80 Mal gebraucht habe.

In Schritt zwei greift Martin zu Office Lens von Microsoft zum Abfotografieren der mit Nummern versehenen Dokumente. Aber das bietet sehr beschränkte Möglichkeiten zur Weiterleitung der gescannten Dokumente: Man kann zwar als PDF mit Texterkennung speichern – exportiert bekommt man das dann aber nur auf OneDrive. Und das möchte ich nicht. Lediglich Bilddateien könnte man mit Office Lens anderweitig transferieren. Aber Bilddateien sind Käse. Außerdem gibt es keine iPad-Version und da ich doch schon gerne auf einem größeren Bildschirm sehen möchte, was ich da mache, ist das nicht die tollste Lösung.

Am Ende bin ich bei Scanbot in der Pro-Version gelandet. Es ist bei den Scanergebnissen ganz sicher nicht die beste App, die es im Appstore gibt. Es ist aber eine der raffiniertesten und bequemsten. Ohne größere Klimmzüge kann ich hier mehrseitige Dokumente aufnehmen und gegebenenfalls an den Schiebereglern rumspielen, falls die automatische Nachbearbeitung nicht so gelungen ist. Um mehr muss ich mich hier nicht kümmern – nicht ein weiterer Tastendruck ist notwendig. Alles läuft nach dem Aufnehmen (das Auslösen bei der Aufnahme funktioniert übrigens auch automatisch) vollkommen automatisch: Es läuft in der App eine lokale OCR-Texterkennung drüber, das Ganze wird in eine PDF-Datei gegossen, mit einem Namen nach dem Schema „TT-MM-JJJJ-StdStd-MinMin-SekSek“ versehen (um keine simple Nummerierung und dennoch keine Doppelten Namen zu haben) und in einen Sammelordner auf meiner OwnCloud hochgeladen. Dort werden die Dokumente dann nach Lust und Laune in einer ganz normalen Ordnerstruktur sortiert – ein Umbenennen schenke ich mir wegen der guten Suchfunktionen.

Die Originale landen danach in einer Kiste. Scanbot kostet mit der Ausstattung zwar ein paar Euros – dafür muss man sich nach der Einrichtung um nichts mehr kümmern und man unterstützt gleichzeitig noch einen deutschen Entwickler. Eine Android-Version gibt es davon auch.

Dadurch liegen die Dinge in meinem Einflussgebiet und ich bin nicht an eine träge und vollkommen überladene Anwendung wie OneNote zum Sortieren und Betrachten gebunden. Die Dateien kann ich mir mit jedem beliebigen PDF-Betrachter (z.B. Microsoft Edge) auf jedem Gerät anschauen und durchsuchen. Ich habe sogar den Luxus, dass ich über die Suche im Datei-Explorer oder die Systemsuche von Windows direkt nach Inhalten von Dokumenten suchen kann und von niemandem anderen als mir selbst abhängig bin.

Für mich ist das Verfahren mit dem Paginierstempel, der Scanbot-App und OwnCloud derzeit die optimalste Lösung zur digitalen Dokumentenarchivierung. Natürlich ist die Aufnahme einer 3 Jahre alten Tablet-Kamera nicht mit einem „richtigen“ Scan vergleichbar – darum geht es hier aber auch nicht. Für die Texterkennung reicht es aus und die ist in Kombination mit einer anständigen Suchfunktion das Herzstück der ganzen Sache. Der Haken ist natürlich, dass man manche Dokumente einfach nicht stempeln kann oder sollte. Für diese Fälle braucht man dann auch eine Ordnerstruktur – aber mehr so eine klassische. :D