ORDNA – benennt und sortiert Dokumente automatisch, lokal auf dem eigenen PC (kostenlos)

[zuentec]

Hallo zusammen,

im Laufe meines inzwischen etwas fortgeschrittenen Lebens haben sich bei mir rund 20 volle Leitz-Ordner mit wichtigen Dokumenten angesammelt.

Erstens störte mich irgendwann, dass mein Büro langsam wie eine muffige Behörde aussah. Zweitens kostete es jedes Mal Zeit und Nerven, etwas Bestimmtes wiederzufinden – besonders bei der Steuererklärung.

Also: alles digitalisieren.

Und dann?

Dann wären zwar die staubigen Ordner weg, dafür hätte ich mehrere Tausend Seiten auf meinem Rechner, die beispielsweise „Scan0245.pdf“ heißen. Also eigentlich auch kein wirklicher Fortschritt.

Dann fiel mir noch siedend heiß ein, dass da ja auch noch ein E-Mailgrab existiert, in dem sich über ungefähr 20 Jahre hinweg digitale Dokumente und Dateianhänge angesammelt haben. Auch dort tragen viele wichtige Anhänge Dateinamen, mit denen man nach dem Herunterladen herzlich wenig anfangen kann.

Da kam mir die Frage:
Was wäre, wenn eine KI das alles für mich aufräumen und archivieren könnte?

Am besten eine, die sämtliche Dokumente lesen kann, sie sinnvoll benennt, automatisch in eine passende Ordnerstruktur verschiebt und alles gleichzeitig in maschinenlesbarem OCR-Format und als PDF/A für die Langzeitarchivierung ablegt.

Und wenn ich später etwas suche, möchte ich nicht mehr wissen müssen, wo es liegt, sondern schnell Antworten finden auf Fragen wie:
• „Wie viel Geld habe ich 2026 für die Kinderbetreuung ausgegeben?“
• „Welchen Umsatz hatte ich mit der Firma Müller im Januar 2026?“
• „Hat meine Waschmaschine noch Garantie?“

ABER: Meine privatesten Dokumente irgendwo ins Internet hochladen? – NIEMALS!!!

Also musste eine lokale KI her. Und ein Programm, das sie entsprechend instruiert.

Das war die Geburtsstunde von ORDNA .

Nach etwa zwei Monaten Programmierarbeit und rund 18.000 echten Testdokumenten war die erste brauchbare Version fertig. Inzwischen habe ich selbst ein vollständig papierloses Büro und finde meine Dokumente tatsächlich innerhalb weniger Sekunden wieder. Fragen in ganzen Sätzen beantwortet ORDNA allerdings nicht: Man findet solche Belege mit einem Suchwort und einem Zeitraum, und für Rechnungen liefert die Excel-Übersicht die Beträge zum Zusammenrechnen.

Dieses Ergebnis möchte ich nun mit euch teilen.

So funktioniert ORDNA:

Man zeigt ORDNA den Ordner, in dem der Scanner seine Dateien ablegt, oder lässt das Programm Anhänge aus einem oder mehreren E-Mail-Postfächern holen.

ORDNA liest jedes Dokument, erkennt beispielsweise, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, einen Steuerbescheid oder eine Gehaltsabrechnung handelt, und benennt die Datei anhand von Datum und Absender.

Aus „Scan_0001.pdf“ wird dann zum Beispiel „2026-08-06_Stadtwerke.pdf“.

Anschließend wird das Dokument in ganz normalen Windows-Ordnern abgelegt – als PDF/A mit Textebene. Dadurch lassen sich auch reine Scans später per Volltextsuche durchsuchen.

Für Rechnungen führt ORDNA zusätzlich eine Excel-Übersicht mit Datum, Absender und Betrag.

Wer seine Papieroriginale lieber behält, kann zu jedem Dokument vermerken, wo das Original steht – etwa „Leitz 07, Keller Regal 2“. Die Suche findet diesen Standort, und in der Excel-Übersicht steht er in der letzten Spalte.



Mir war bei der Entwicklung besonders wichtig, dass die eigentliche Dokumentenerkennung auf dem eigenen Rechner läuft.

Dafür nutzt ORDNA Ollama mit einem lokalen Sprachmodell (llama3.1).

Kein Konto, keine Cloud – die Dokumente verlassen den eigenen PC nicht.

Dokumente, die ORDNA nicht sicher zuordnen kann, landen in einem Auffangordner. Außerdem löscht das Programm grundsätzlich nichts. Der Quellordner bleibt unverändert, solange man das Aufräumen nicht ausdrücklich selbst aktiviert.

Damit niemand überrascht ist, noch ein paar technische Hinweise:
• Beim ersten Start lädt ORDNA das Sprachmodell herunter. Das sind rund 4,6 GB. Insgesamt sollten etwa 5,5 GB Speicherplatz frei sein.
• Die Erkennung dauert je nach Rechner und Dokument einige Sekunden.
• Das Setup bietet an, Ghostscript für PDF/A und Ollama direkt mitzuinstallieren.
• ORDNA selbst benötigt keine Administratorrechte.
• Das Setup ist derzeit noch nicht digital signiert. Deshalb meldet sich Windows SmartScreen beim ersten Start und weist auf einen unbekannten Herausgeber hin. Die SHA-256-Prüfsumme steht auf der Download-Seite.
• Es handelt sich um eine frühe Version (0.40).
• ORDNA läuft nur unter Windows und ist für einen einzelnen PC gedacht, also nicht für einen Mehrplatzbetrieb.

ORDNA ist kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Registrierung:

Wenn ihr vor der gleichen Aufgabe steht, würde ich mich über einen neuen Testnutzer freuen!

...und über Feedback erst recht – ausdrücklich auch über kritisches.

Ich lese hier mit und beantworte Fragen gern direkt in diesem Thema.

Viele Grüße
Eckehard

[Tante Google]

[Holgi]

Tolle Sache! Danke! Werde ich kurzfristig testen.
Ich denke, ich kann so etwas gut gebrauchen.

[Blondi_2021]

Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

[zuentec]

Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Klar!

[Blondi_2021]

]Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Sorry meinte auch ohne MS? Ergo Linux oder Mac

[zuentec]

]Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Sorry meinte auch ohne MS? Ergo Linux oder Mac

Noch nicht, aber je nach Nachfrage habe ich das auf der Agenda nach der beta Phase.