ORDNA – benennt und sortiert Dokumente automatisch, lokal auf dem eigenen PC (kostenlos)

[zuentec]

@Holgi Danke für das Protokoll per PN – und fürs sorgfältige Schwärzen. Diese Arbeit nimmt dir ORDNA ab jetzt ab

ORDNA 0.43.0 ist da – mit den beiden Behebungen, die ich dir zugesagt hatte, und mit deinem Vorschlag. Wer ORDNA schon installiert hat: in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter „Aktualisierungen“ auf „Jetzt prüfen“.

Archiv beim Durchsuchen: ORDNA lässt jetzt jeden Archivordner aus, wo immer er liegt, samt seinem Ordner „Duplikate“, und nennt die ausgelassenen Ordner im Protokoll. Einen Archivordner, einen Ordner darin und den Stammordner des Archivs kann man nicht mehr als Quelle wählen. „Dokumente“ samt Unterordnern geht damit wieder, auch wenn das Archiv darin liegt – mein „bis dahin bitte nicht“ ist erledigt.

Kontostellen im Namen: In deinem Protokoll sieht man den Fehler gut: Bei einem Konto standen im Namen die ersten vier Ziffern statt der letzten. Jetzt liest das Sprachmodell die ganze Nummer, und ORDNA schneidet selbst auf die letzten vier zu – alle Auszüge eines Kontos heißen damit gleich. Namen, die schon im Archiv stehen, bleiben, wie sie sind. Öffnest du einen älteren Auszug mit ✏️ und klickst auf „Übernehmen“, passt ORDNA seinen Namen an.

Dein Vorschlag: Im Protokollfenster stehen jetzt über den Zeilen vier Haken unter „Beim Kopieren unkenntlich machen“: Kontonummern (jede Zahl ab fünf Stellen behält nur die letzten vier), Benutzername in Ordnerpfaden, E-Mail-Adressen und Aussteller (die werden zu „Aussteller-A“, „Aussteller-B“ usw.). Ab Werk sind alle vier an, und ORDNA merkt sich deine Wahl. Sie gelten nur für den Kopierknopf – wer Zeilen markiert und mit Strg+C kopiert, bekommt sie ungeschwärzt. Klappt das Unkenntlichmachen einmal nicht, kopiert ORDNA lieber gar nichts. Danke für die Idee!

Die 15 gleichen Zeilen: Die standen auch in deinem Protokoll – „Schritt 2/3“ fünfzehnmal in derselben Sekunde. Auf einem ausgelasteten Rechner fragte das Fenster schneller nach Neuigkeiten, als Antworten kamen, und jede Antwort hängte dieselbe Zeile an. Jetzt wartet es auf jede Antwort.

Zehn statt zwölf: In dem Lauf aus deinem Protokoll waren elf Auszüge schon archiviert und gingen richtig als Dubletten nach „Duplikate“. Der zwölfte blieb in der Quelle liegen: ORDNA gibt der KI für die Bestimmung der Dokumentart höchstens 180 Sekunden, und bei diesem Auszug kam die Antwort nicht rechtzeitig. Beim nächsten Lauf versucht ORDNA es erneut. Läuft deine VM ohne Grafikkarte? Dann rechnet das Sprachmodell allein auf dem Prozessor, und ein langer Auszug kann die Grenze reißen. Ob und wie ich sie für langsame Rechner anpasse, sehe ich mir als Nächstes an.

Eine Frage noch: Zwei Auszüge haben Namen ohne Kontoangabe – so benennt ORDNA Rechnungen und „Sonstige Dokumente“, nicht Bankunterlagen. In welchem Ordner liegt „2026-06-30_Postbank“? Steht er in „Rechnungen“, hat ORDNA einen Kontoauszug für eine Rechnung gehalten, und das würde ich mir gern genauer ansehen.

Viele Grüße
Eckehard

[Tante Google]

[Holgi]

Hi Eckehard,

das mit dem Protokoll: unkenntlich machen von "Kontonummern", Benutzernamen", "e-mail Adressen" und "Ausstellern" ist ne coole Sache. Das erleichtert die Sache ungemein.

Die Sache läuft bei mir zum Testen erst noch in einer Hyper-V VM. Grafikkartenmäßig kann man da nicht viel machen.
So ein kleiner Lauf mit nur einem Bankkonto und gerade mal einem Dutzend Kontoauszügen kann da schon eine ganze Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn die Final Version 1.0 irgendwann mal fertig ist, dann geht es richtig zur Sache und da müssen dann so 700 bis 1000 Dateien eines Jahresordners durchkämmt werden. Dann aber nicht mehr in einer VM.

„2026-06-30_Postbank“ müßte es eigentlich zweimal geben:
einmal als Monatskontoauszug für das Girokonto und einmal als Quartalsauszug für das Tagesgeldkonto.
In der Realität sieht es jetzt auf dem Testrechner anders aus, weil ich den Juni Auszug für Girokonto vergessen hatte abzurufen. Ich habe das für den Test bewusst so gelassen. Also 8 + 4 Kontoauszüge.
Wie genau der Name des Ordners lautet kann ich dir nicht schreiben, weil er die Kontonummer enthält.
Aber der Name lautet nicht Rechnungen o.ä. sind fast nur Zahlen (IBAN) und alle andern Kontoauszüge sind ja ebenfalls in den gleichen beiden Ordnern. Insofern sollte da keine "Ungleichbehandlung" stattfinden.

LG
Holgi

[Holgi]

habe gerade die neue Version in einer neuen VM installiert.
Am Anfang alles ausgewählt, Installation gestartet und Kaffeetrinken gegangen.
Bei Rückkehr sah es so aus:

Screenshot 2026-10-06 172823.jpg

später dann:

Screenshot 2026-10-06 173322.jpg

[zuentec]

Hallo Holgi,

ORDNA benötigt keine Admin-Rechte, Ghostscript leider schon. und das kann ich nicht ändern. "Die Kaffeetrinkengehenvariante" funktioniert nur mit "Als Administrator ausführen"

Ich schau mal, was noch geht. Es kommt heute noch ein Update, für die Kleinigkeiten, die sich so angestaut haben in den letzten produktiven Tagen mit Dir.

LG
Eckehard

[Holgi]

Hallo Eckehard,

mir kam so in den Sinn:
gibt es vlt. so einen "Silent Install" Schalter für Ollama und/oder Ghostscript?
so in der Art

Code: Alles auswählen

OllamaSetup.exe /VERYSILENT /NORESTART /SUPPRESSMSGBOXES /DIR="C:\Program Files\Ollama"

Code: Alles auswählen

gs10050w64.exe /S /D=C:\Program Files\gs

??
übrigens ein Lizenzaufruf funktionierte nicht:
https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.html

Einen schönen Abend wünscht
Holgi

[zuentec]

ORDNA 0.43.1 ist da – das angekündigte Update. Wer ORDNA schon installiert hat: Zahnrad oben rechts → „Aktualisierungen“ → „Jetzt prüfen“.

Die KI hat das Programm heute mal kräftig auf dem Prüfstand durchgeschüttelt mit den drei Schwerpunkten Fehlbedienung (Stabilität), Cyber Security und Compliance.

Das Wichtigste:

• Sicherheit: Andere Webseiten im Browser können ORDNA keine Aufträge mehr geben. Die Anmeldung am Postfach läuft nur noch verschlüsselt, ORDNA prüft das Zertifikat des Servers, und ein gespeichertes Passwort geht nur an den Server, für den es eingegeben wurde. Wer seinen Mailserver als IP-Adresse eingetragen hat, trägt bitte den Servernamen des Anbieters ein.
• Datum und Aussteller bleiben im Dateinamen immer vollständig, auch wenn das Archiv tief in der Ordnerstruktur liegt.
• Das Setup bittet jetzt, dabeizubleiben, bis Ghostscript installiert ist – danke, Holgi.

Die Datenschutzerklärung zum Programm auf der Webseite habe ich vorher entsprechend ergänzt.

@Holgi Zu deinen beiden Fragen von eben:

Stille Installation: Das ORDNA-Setup kann das schon:

Code: Alles auswählen

ORDNA-0.43.1-Setup.exe /VERYSILENT /INSTALLGS=1 /INSTALLOLLAMA=1 /INSTALLMODELL=1

Ollama läuft dabei still mit. Ghostscript bekommt /S mitgegeben, braucht aber Administratorrechte – die Abfrage von Windows bleibt also, solange das Setup nicht als Administrator läuft. Ob /S bei Ghostscript 10.07.1 wirklich ohne Fenster durchläuft, habe ich noch nicht geprüft. Wenn du es in deiner VM ausprobierst, freue ich mich über eine Rückmeldung.

Lizenzlink: gnu.org hat heute Abend bei mir auch nicht geantwortet. Seit 0.43.1 liegen die vollständigen Lizenztexte aller mitgelieferten Pakete ohnehin im Programmordner, unter Documentation\THIRD-PARTY-LICENSES.txt.

Viele Grüße
Eckehard

[Holgi]

Ghostscript: KI Auskunft:

Starting with version 10.01.0, Artifex has deliberately removed the silent installation option from the Windows installer

Ich habe dennoch für mich eine Methode gefunden, das zu automatisieren:
da Winget selbst kein Ghostscript kennt, zuerst Chocolatey installieren:

Code: Alles auswählen

winget install --id Chocolatey.Chocolatey

und dann

Code: Alles auswählen

choco install ghostscript --yes

somit kann Ghostscript ohne weitere Abfragen installiert werden.
Ob das jetzt für deinen Programminstaller sinnvoll und umsetzbar ist, vermag ich nicht zu beurteilen.

LG
Holgi

[Holgi]

moin Eckehard,
ein weiterer kleiner Test.
Diesmal mit zwei Rechnungen von Vodafone. Filetype:PDF. Innerhalb des PDFs: Datum: 02.10.2026 ; Titel: Ihre Rechnung für Oktober 2026. Die Dateien selbst sind vom 06.10.2026 und haben die Titel 2026-10_Rechnung_Vodafone_Internet.pdf bzw. 2026-10_Rechnung_Vodafone_Kabel.pdf
ORDNA hat sie korrekt als Rechnung/Kassenbeleg erkannt und sie als 2026-10-02_Vodafone GmbH.pdf bzw. 2026-10-02_Vodafone GmbH_2.pdf archiviert. Dadurch werden sie leider weniger einfach zuordnungsbar.
Für mich wäre das ein Rückschritt, weil ich nicht mehr mit "Datum" und "Kabel" rsp. "Internet" eine Rechnung suchen und finden könnte.

[zuentec]

@Holgi Danke für beide Rückmeldungen!

Ghostscript still installieren: Deine Auskunft stimmt. Artifex hat den stillen Modus mit Version 10.01.0 bewusst abgeschaltet, weil sich Nutzer gemeldet hatten, auf deren Rechnern Ghostscript lag, ohne dass sie davon wussten – oft in alten Versionen mit bekannten Sicherheitslücken. Das gilt seither für jede Version, also auch für 10.07.1, die das ORDNA-Setup lädt. Damit hat sich meine Frage von gestern erledigt: Der Ghostscript-Assistent will seine Klicks.

Dein Weg über Chocolatey ist für den eigenen Rechner gut, still im eigentlichen Sinn aber auch nicht: Das Chocolatey-Paket lässt AutoHotkey die Fenster des Ghostscript-Installers durchklicken und braucht ebenfalls Administratorrechte. Ins ORDNA-Setup übernehme ich das nicht. Ich müsste dafür zwei weitere Programme auf fremde Rechner bringen, das Setup würde Server ansprechen, die die Datenschutzerklärung zum Programm nicht nennt, und ich würde eine Entscheidung umgehen, die Artifex mit Absicht getroffen hat.

Heutiger Stand: Die beiden Vodafone-Rechnungen: Den Zusatz „Kabel“ oder „Internet“ brauchst du zum Wiederfinden nicht im Dateinamen, denn die Suche in ORDNA liest auch den Text in den PDFs. In der Karte „Dokumente suchen & bearbeiten“ tippst du „Kabel“ ein, wählst als Dokumentart „Rechnung / Kassenbeleg“ und setzt das Datum von–bis – das ist genau deine Suche nach Datum und Kabel. Steht das Wort nur im Dokument, zeigt der Treffer die Textstelle dazu. Kommt „Kabel“ in beiden Rechnungen vor, etwa bei einem Internet-Tarif über den Kabelanschluss, nimm die Kunden- oder Vertragsnummer: Die bleibt je Vertrag gleich.

Gegen das „_2“ gibt es schon heute eine Einstellung: In den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter „Benennung der Rechnungen“ kannst du die Rechnungsnummer mit in den Namen nehmen, etwa als Datum_Aussteller_Rechnungsnummer. Dann hat jede Rechnung ihren eigenen Namen. ORDNA benennt dabei auch die schon archivierten Rechnungen um und zeigt vorher, wie viele es betrifft, samt Beispielen. Hat ORDNA bei einer Rechnung keine Nummer gefunden, steht dort „XXX“. Zurück geht es auf demselben Weg.

Dein berechtigt hoher Anspruch schafft bei mir die guten Ideen, die ich hier mit Dir abstimmen möchte: Rechnungen bekommen zwei eigene Felder, die du selbst benennst – bei dir etwa „Vertrag“ mit den Werten „Kabel“ und „Internet“. Den Wert trägst du über den Stift (✏️) am Treffer von Hand ein; er steht dann als eigene Spalte in der Excel-Übersicht und ist in der Suche zu finden. Unter „Benennung der Rechnungen“ stellst du dir den Dateinamen aus Bausteinen zusammen: vorn immer das Datum, danach in deiner Reihenfolge Aussteller, Rechnungsnummer und deine beiden Felder. Aus deinen zwei Rechnungen würden so 2026-10-02_Vodafone GmbH_Kabel.pdf und 2026-10-02_Vodafone GmbH_Internet.pdf – auch im Explorer sofort zu unterscheiden. Bewährt es sich bei den Rechnungen, käme es später für die anderen Dokumentarten dazu.

Würde dir das so helfen, oder fehlt dir dabei etwas?

Viele Grüße
Eckehard

[Holgi]

Würde dir das so helfen, oder fehlt dir dabei etwas?

Hi Eckehard,
das klingt alles vernünftig.
Ich war immer davon ausgegangen, dass die KI das alles für mich erledigt und man selbst nicht so viel manuell eingreifen muss.
Mal schauen, wohin die Reise geht.
Wenn du bestimmte Punkte hast, die ich testen soll, melde dich gerne.
LG
Holgi

[zuentec]

Hallo Holgi,

danke für das Angebot – und es gibt gleich etwas zum Testen: Der Vorschlag von gestern ist gebaut und seit heute Abend als 0.44.0 zu haben, über die Prüfung auf eine neue Fassung in ORDNA (falls du sie eingeschaltet hast) oder als Download auf der Seite.

Zu deinem Gedanken, die KI erledige das alles: Das Modell liest Datum, Aussteller, Rechnungsnummer, Beträge und die Dokumentart aus dem Text – das läuft ohne dein Zutun. Was darüber hinaus in den Dateinamen soll, ist keine Erkennung, sondern deine Entscheidung: „Kabel“ und „Internet“ sind für das Modell zwei Wörter von vielen. Deshalb sagst du ORDNA einmal, worauf es achten soll, und danach läuft auch das von selbst.

So sieht es aus: Unter „Benennung der Rechnungen“ (Zahnrad oben rechts) gibst du einem Feld eine Überschrift nach Wahl, bei dir „Vertrag“, und eine Wortliste, bei dir „Kabel; Internet“. Steht genau eines dieser Wörter im Text einer Rechnung, trägt ORDNA es beim Ablegen ein – und bei den schon archivierten Rechnungen beim nächsten Aktualisieren (🔄). Stehen beide Wörter in einer Rechnung, bleibt das Feld leer, und du setzt es über den Stift (✏️) am Treffer von Hand; was du von Hand eingetragen hast, überschreibt ORDNA nicht. Für eine ganze Trefferliste geht das auch in einem Schritt.
Die Arbeit wird dir zusätzlich erleichtert, nachdem Du ein Merkmal gesetzt, gelöscht, umbenannt oder verschoben hast: Dein gesamter Rechnungsordner wird automatisch nach neuen Vorgaben aktualisiert incl. Excel. (Wie bisher zeigt ORDNA vorher, wie viele Dateien eine Änderung umbenennt, und tut es erst nach deiner Bestätigung. Die Felder stehen außerdem als Spalten in der Excel-Übersicht und sind in der Suche zu finden. (Wie bisher zeigt ORDNA vorher, wie viele Dateien eine Änderung umbenennt, und tut es erst nach deiner Bestätigung. Die Felder stehen außerdem als Spalten in der Excel-Übersicht und sind in der Suche zu finden.)

Den Dateinamen stellst du dir im selben Abschnitt aus Bausteinen zusammen: vorn immer das Datum, danach in deiner Reihenfolge Aussteller, Rechnungsnummer und die beiden Felder – anhaken, was in den Namen soll, Zeile anklicken und mit den Pfeilen verschieben. Ein Feld ohne Wert wird weggelassen. Aus deinen zwei Rechnungen werden so 2026-10-02_Vodafone GmbH_Kabel.pdf und 2026-10-02_Vodafone GmbH_Internet.pdf, ohne „_2“.

Ich hatte bisher nur Gelegenheit einige Stichproben des neuen Features erfolgreich zu testen und die KI darauf los zu lassen. Ich wollte Dich aber nicht noch einen Tag vertrösten.

Was du testen könntest:
1. Unter „Benennung der Rechnungen“ ein Feld mit der Überschrift „Vertrag“ und der Wortliste „Kabel; Internet“ anlegen, speichern, dann oben rechts aktualisieren (🔄) – die beiden Vodafone-Rechnungen sollten den Wert jetzt am Treffer und in der Excel-Übersicht in der Spalte „Vertrag“ zeigen.
2. Danach das Feld „in den Dateinamen“ anhaken, die Vorschau ansehen und übernehmen – die Dateien sollten …_Kabel.pdf und …_Internet.pdf heißen.
3. Die nächste Vodafone-Rechnung neu einlesen – der Wert sollte beim Ablegen gleich im Namen stehen, ohne dass du etwas tust.

Ein Hinweis, falls du einmal auf 0.43.x zurück willst: vorher die Benennung auf „Datum_Aussteller“ stellen und übernehmen – die ältere Fassung kennt die neuen Bausteine nicht.

Viele Grüße
Eckehard

[Blondi_2021]

Gude Eckehard

hätte da mal ne Frage zu den Archivierten " Verträgen " könnte man sowas wie wieder "Vorlegen Datum " einbauen? Um zb. Kündigungs Fristen einzuhalten .Denn man vergisst ja häufig solche zb "Versicherungen ,Hausrat ,Mobiltelefon usw. " wäre ein nützliches Gimmick denke ich.

mfg

[zuentec]

Gude Blondi,

Keine Ahnung, warum ich da nicht selbst drauf gekommen bin. Vielen Dank Dir. Baue ich morgen ein

Schönen Abend!
Eckehard

[zuentec]

@Blondi_2021 Gebaut – seit heute als 0.45.0 zu haben, über die Prüfung auf eine neue Fassung in ORDNA oder als Download auf der Seite.

Im ✏️-Fenster jedes Dokuments gibt es jetzt „Wiedervorlage am“:
Trage das Datum ein, zu dem du den Vertrag wieder sehen willst, etwa vier Wochen vor der Kündigungsfrist. Für eine ganze Trefferliste geht das in einem Schritt. Beim nächsten Start sagt ORDNA oben, wie viele Wiedervorlagen fällig sind – „Anzeigen“ listet sie, „erledigt“ in der Zeile hakt ab. In der Suche gibt es dazu den Filter „Wiedervorlage fällig bis“, und in der Excel-Übersicht steht das Datum als eigene Spalte auf jedem Blatt. Wie viele Tage vorher ORDNA warnt, stellst du im Zahnrad unter „Wiedervorlage“ ein (ab Werk 30 Tage).

ORDNA erinnert allerdings nur, wenn du es startest – kein Hintergrunddienst, keine Mails, kein Kalender. Das bleibt so, weil die Datenschutzerklärung zum Programm genau das zusagt. Ohne ORDNA kannst Du natürlich auch die EXCEL-Liste nach der Wiedervorlage-Spalte filtern und sortieren.

Zurück auf 0.44 geht ohne Verlust; die ältere Fassung zeigt das Datum nur nicht. Danke für den Anstoß – du stehst dafür im Änderungsverlauf.

Falls Du etwas ändern würdest, dann lass es mich wissen

Viele Grüße
Eckehard