ORDNA – benennt und sortiert Dokumente automatisch, lokal auf dem eigenen PC (kostenlos)

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 02.10.2026, 20:43

Hallo zusammen,

im Laufe meines inzwischen etwas fortgeschrittenen Lebens haben sich bei mir rund 20 volle Leitz-Ordner mit wichtigen Dokumenten angesammelt.

Erstens störte mich irgendwann, dass mein Büro langsam wie eine muffige Behörde aussah. Zweitens kostete es jedes Mal Zeit und Nerven, etwas Bestimmtes wiederzufinden – besonders bei der Steuererklärung.

Also: alles digitalisieren.

Und dann?

Dann wären zwar die staubigen Ordner weg, dafür hätte ich mehrere Tausend Seiten auf meinem Rechner, die beispielsweise „Scan0245.pdf“ heißen. Also eigentlich auch kein wirklicher Fortschritt.

Dann fiel mir noch siedend heiß ein, dass da ja auch noch ein E-Mailgrab existiert, in dem sich über ungefähr 20 Jahre hinweg digitale Dokumente und Dateianhänge angesammelt haben. Auch dort tragen viele wichtige Anhänge Dateinamen, mit denen man nach dem Herunterladen herzlich wenig anfangen kann.

Da kam mir die Frage:
Was wäre, wenn eine KI das alles für mich aufräumen und archivieren könnte?

Am besten eine, die sämtliche Dokumente lesen kann, sie sinnvoll benennt, automatisch in eine passende Ordnerstruktur verschiebt und alles gleichzeitig in maschinenlesbarem OCR-Format und als PDF/A für die Langzeitarchivierung ablegt.

Und wenn ich später etwas suche, möchte ich nicht mehr wissen müssen, wo es liegt, sondern schnell Antworten finden auf Fragen wie:
• „Wie viel Geld habe ich 2026 für die Kinderbetreuung ausgegeben?“
• „Welchen Umsatz hatte ich mit der Firma Müller im Januar 2026?“
• „Hat meine Waschmaschine noch Garantie?“

ABER: Meine privatesten Dokumente irgendwo ins Internet hochladen? – NIEMALS!!!

Also musste eine lokale KI her. Und ein Programm, das sie entsprechend instruiert.

Das war die Geburtsstunde von Ordna.

Nach etwa zwei Monaten Programmierarbeit und rund 18.000 echten Testdokumenten war die erste brauchbare Version fertig. Inzwischen habe ich selbst ein vollständig papierloses Büro und finde meine Dokumente tatsächlich innerhalb weniger Sekunden wieder. Fragen in ganzen Sätzen beantwortet ORDNA allerdings nicht: Man findet solche Belege mit einem Suchwort und einem Zeitraum, und für Rechnungen liefert die Excel-Übersicht die Beträge zum Zusammenrechnen.

Dieses Ergebnis möchte ich nun mit euch teilen.

So funktioniert ORDNA:

Man zeigt ORDNA den Ordner, in dem der Scanner seine Dateien ablegt, oder lässt das Programm Anhänge aus einem oder mehreren E-Mail-Postfächern holen.

ORDNA liest jedes Dokument, erkennt beispielsweise, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, einen Steuerbescheid oder eine Gehaltsabrechnung handelt, und benennt die Datei anhand von Datum und Absender.

Aus „Scan_0001.pdf“ wird dann zum Beispiel „2026-08-06_Stadtwerke.pdf“.

Anschließend wird das Dokument in ganz normalen Windows-Ordnern abgelegt – als PDF/A mit Textebene. Dadurch lassen sich auch reine Scans später per Volltextsuche durchsuchen.

Für Rechnungen führt ORDNA zusätzlich eine Excel-Übersicht mit Datum, Absender und Betrag.

Wer seine Papieroriginale lieber behält, kann zu jedem Dokument vermerken, wo das Original steht – etwa „Leitz 07, Keller Regal 2“. Die Suche findet diesen Standort, und in der Excel-Übersicht steht er in der letzten Spalte.

Fassung 0.41.0

Mir war bei der Entwicklung besonders wichtig, dass die eigentliche Dokumentenerkennung auf dem eigenen Rechner läuft.

Dafür nutzt ORDNA Ollama mit einem lokalen Sprachmodell (llama3.1).

Kein Konto, keine Cloud – die Dokumente verlassen den eigenen PC nicht.

Dokumente, die ORDNA nicht sicher zuordnen kann, landen in einem Auffangordner. Außerdem löscht das Programm grundsätzlich nichts. Der Quellordner bleibt unverändert, solange man das Aufräumen nicht ausdrücklich selbst aktiviert.

Damit niemand überrascht ist, noch ein paar technische Hinweise:
• Beim ersten Start lädt ORDNA das Sprachmodell herunter. Das sind rund 4,6 GB. Insgesamt sollten etwa 5,5 GB Speicherplatz frei sein.
• Die Erkennung dauert je nach Rechner und Dokument einige Sekunden.
• Das Setup bietet an, Ghostscript für PDF/A und Ollama direkt mitzuinstallieren.
• ORDNA selbst benötigt keine Administratorrechte.
• Das Setup ist derzeit noch nicht digital signiert. Deshalb meldet sich Windows SmartScreen beim ersten Start und weist auf einen unbekannten Herausgeber hin. Die SHA-256-Prüfsumme steht auf der Download-Seite.
• Es handelt sich um eine frühe Version (0.40).
• ORDNA läuft nur unter Windows und ist für einen einzelnen PC gedacht, also nicht für einen Mehrplatzbetrieb.

Ordna ist kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Registrierung:

Wenn ihr vor der gleichen Aufgabe steht, würde ich mich über einen neuen Testnutzer freuen!

...und über Feedback erst recht – ausdrücklich auch über kritisches.

Ich lese hier mit und beantworte Fragen gern direkt in diesem Thema.

Viele Grüße
Eckehard

Beitrag von **Tante Google** » 02.10.2026, 20:43

Holgi · Beitrag von **Holgi** » 02.10.2026, 20:50

Tolle Sache! Danke! Werde ich kurzfristig testen.
Ich denke, ich kann so etwas gut gebrauchen.

Blondi_2021 · Beitrag von **Blondi_2021** » 02.10.2026, 21:04

Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 02.10.2026, 21:24

Blondi_2021 hat geschrieben: 02.10.2026, 21:04 Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Klar!

Blondi_2021 · Beitrag von **Blondi_2021** » 02.10.2026, 21:51

]Frage Funktionierst auch ohne Excel ?

Sorry meinte auch ohne MS? Ergo Linux oder Mac

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 02.10.2026, 21:56

Blondi_2021 hat geschrieben: 02.10.2026, 21:51
]Frage Funktionierst auch ohne Excel ?
Sorry meinte auch ohne MS? Ergo Linux oder Mac

Noch nicht, aber je nach Nachfrage habe ich das auf der Agenda nach der beta Phase.

Holgi · Beitrag von **Holgi** » 03.10.2026, 01:30

erster kleiner Test.
Ergebnisse (in der Reihenfolge bei Installation):
0. im Setup wird auf die Lizenzen hingewiesen. Dort gibt es ein Link zu https://llama.meta.com/llama3_1/license/
ruft man den auf, wird man an https://dev.meta.ai/llama/llama3-1/license weitergeleitet.
Dort kommt dann "This page isn´t available"
1. Fenster Zusatzprogramme leicht "verstümmelt":

ORDNA1.JPG

2. im Fenster "Bereit zur Installation" hat sich eine Weile nichts getan

ORDNA2.JPG

3. fragte mich: ankreuzen oder nicht:

ORDNA3.JPG

4. kann das ORDNA Setup beendet werden, bevor Ollama installiert ist? Es waren jetzt zwei Fenster gleichzeitig geöffnet.

ORDNA4.JPG

5. an dieser Stelle ist man kurz ratlos: muss ich hier etwas machen?

ORDNA5.JPG

Fortsetzung im nächsten Beitrag, da nur 5 Bilder im Anhang möglich

Holgi · Beitrag von **Holgi** » 03.10.2026, 01:33

Fortsetzung

6. vlt. könnte man das noch verbessern. Entweder Fortschrittbalken oder noch besser innerhalb des Setups von ORDNA schon erledigen?

ORDNA6.JPG

7. das Erkennungsmodell ist ja eigentlich fertig heruntergeladen. Die Meldung in rot sollte eigentlich verschwinden:

ORDNA7.JPG

8. hat wohl nichts gefunden:

ORDNA8.JPG

Bitte nicht falsch verstehen:
das sind alles Dinge, die mir so bei der Installation durch den Kopf gingen. Ist ja alles Neuland (Gruß an Angela) für mich.
Das ist nicht als negative Kritik zu verstehen. Allenfalls als Verbesserungsvorschläge für Unbedarfte.
Eine andere Sache:
wenn man das alles mal zusammen und installiert hat; also das Setup von ORDNA, Ghostscript, Ollama, das Sprachmodell ...
kann man/könnte man das jetzt irgendwie sichern, um es z.B. auf einem zweiten Rechner zu nutzen? Also ohne weitere Downloads und Installationen? Nur kopieren? Ich frage deshalb, weil bei mir immer mehrere Rechner im Einsatz sind und ich gerne solche Sachen von A nach B übertrage. Deshalb nutze ich überwiegend "Portable Apps". Von daher wäre es natürlich schön, wenn alles zentral in einem übergeordneten Ordner auf dem Rechner wäre.

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 03.10.2026, 08:36

@Holgi

Hallo Holgi,

vielen Dank — genau diese Rückmeldung brauche ich, und „Unbedarfte“ sind die Zielgruppe. Deine Bilder haben mir vier Fehler gezeigt, die auf meinem Rechner nie aufgefallen sind. Der Reihe nach:

0 – Lizenzlink: Bei mir läuft der Meta-Link über zwei Umleitungen und kommt an; bei dir offenbar nicht. Ich prüfe, ob eine stabilere Adresse hilft.

1 – Verstümmelte Ankreuzzeilen: Ein echter Fehler — die beiden Ankreuzfelder haben eine feste Höhe, die bei Bildschirmskalierung (bei dir über 100 %) zu klein ist. Wird behoben.

2 – „Bereit zur Installation“ tut eine Weile nichts: Das ist der Moment, in dem das Setup im Hintergrund Ollama installiert — still und ohne Anzeige, rund eine Minute. Da fehlt schlicht eine Fortschrittsseite; die baue ich ein. Der leere Kasten auf dieser Seite bekommt außerdem Inhalt: Archivordner, Downloads, Desktop-Symbol.

3 – Haken bei Ghostscript: Das ist die Abschlussseite von Ghostscript selbst; der Haken ist für ORDNA ohne Bedeutung — einfach so lassen und auf Finish klicken. Ich schreibe das auf die Seite „Zusatzprogramme“ dazu.

4 und 5 – Zwei Fenster, „Run Ollama“: Ollamas Installer startet nach der Installation seine eigene App mit einer Einführung („Welcome“, „Run Ollama“). Beides kannst du einfach schließen — ORDNA braucht dieses Fenster nicht, und Ollama ist da schon fertig installiert. Das ORDNA-Setup darf mit Fertigstellen beendet werden. Ein Hinweis auf der Abschlussseite kommt dazu.

6 und 7 – Modell-Download: Die 4,6 GB holt ORDNA beim ersten Lauf, bisher mit Fortschritt nur im Protokoll — und dass die rote Meldung nach dem Download stehen bleibt, ist ein Fehler. Beides ändere ich: Der Download bekommt einen Fortschrittsbalken direkt am Startknopf, und der Lauf setzt danach von selbst fort; „erneut starten“ entfällt.

8 – Nichts gefunden: Das war kein Fehler, aber eine schlechte Meldung: In deinem Downloads-Ordner lagen JPG-, TXT- und EXE-Dateien, aber keine PDF — und ab Werk nimmt ORDNA nur PDF. Bilder (JPG, PNG …) und Word-Dateien schaltet man unter ⚙️ → Dateiformate frei. Künftig sagt ORDNA das an dieser Stelle selbst: „0 PDF im Quellordner, 3 JPG — Bildformate unter Dateiformate freischalten.“

Portable / zweiter Rechner: ORDNA und Ollama installieren sich ohne Adminrechte in dein Benutzerprofil, Ghostscript dagegen systemweit — und ORDNA findet die beiden über ihre normalen Installationsorte. Was du dir heute schon sparen kannst, ist der große Download: Das Sprachmodell liegt in %USERPROFILE%\.ollama\models (4,6 GB); den Ordner kannst du auf den zweiten Rechner kopieren, nachdem Ollama dort installiert ist. Deine ORDNA-Einstellungen und das Ablage-Journal liegen in %LOCALAPPDATA%\ProjektScan, das Archiv da, wo du es beim Setup hingelegt hast. Eine echte portable Variante — alles in einem Ordner — nehme ich als Wunsch mit und schaue, was geht; die Hürde sind Ghostscript und Ollama mit ihren eigenen Installern.

Die nächste Fassung trägt also deine Handschrift und befindet sich gerade im Bau. Danke!

Eckehard

Blondi_2021 · Beitrag von **Blondi_2021** » 03.10.2026, 09:31

Gude

wäre schön wenn du den Unterschiedt zwischen deinem Prog und zb Paperless-ngx https://de.wikipedia.org/wiki/Paperless-ngx erkärst . Nur um es zu verstehen. Und wie es Holgi schon anmerkte sollte es auch portable sein.
siehe hier https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 03.10.2026, 10:42

@Gude Blondi, gern.

Paperless-ngx ist ein vollständiges Dokumentenmanagement-System: Es läuft als Server (in der Regel per Docker), nimmt die Dokumente in seinen eigenen Speicher samt Datenbank, und du arbeitest über eine Weboberfläche mit Tags, Korrespondenten, Volltextsuche und Mehrbenutzer-Betrieb. Sehr ausgereift, aber du brauchst die Serverumgebung, und das Archiv "lebt" in Paperless.

ORDNA will bewusst weniger: Dein Archiv bleibt ein ganz normaler Ordnerbaum auf der Festplatte oder im Cloud-Laufwerk, so wie du ihn heute schon hast. ORDNA liest neue Dokumente aus einem Ordner oder dem Postfach, erkennt mit einem lokalen Sprachmodell, was es ist (Rechnung, Gehalt, Bescheid, Versicherung ...), benennt die Datei nach einem festen Schema und legt sie in den passenden Ordner. Danach brauchst du ORDNA nicht mehr, um an deine Dokumente zu kommen: Explorer, Dateisuche, jedes andere Programm sehen dieselben Dateien. Kein Server, kein Docker, keine Datenbank, keine Weboberfläche.

Kurz gesagt: Paperless-ngx ersetzt die Ordnerablage durch ein System. ORDNA automatisiert die Ordnerablage und lässt sie, wie sie ist. Wer Paperless schon nutzt und mag, braucht ORDNA nicht.

Die Unterschiede nebeneinander:

Code: Alles auswählen

                      Paperless-ngx                     | ORDNA
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Was es ist            DMS mit eigenem Speicher          | Automat für die vorhandene Ordnerablage
Archiv liegt          im Paperless-Speicher + Datenbank | in normalen Ordnern, ohne ORDNA nutzbar
Betrieb               Server, meist Docker (Linux/NAS)  | Windows-Programm, ohne Adminrechte
Einrichtung           Docker-Compose, Konfigdateien     | Setup-Assistent, lädt Modell (4,6 GB) selbst
Zugriff               Browser, Mehrbenutzer, Apps       | ein Rechner, ein Fenster
Erkennung             Regeln + trainiertes Zuordnen     | lokales Sprachmodell, 14 Kategorien ab Werk
Dateiname             frei konfigurierbar               | festes Schema je Kategorie
Texterkennung         Tesseract, PDF/A                  | Tesseract, PDF/A
Postfach              IMAP                              | IMAP, ein oder mehrere Postfächer
Suche                 Volltext im Browser               | im Programm, Excel, Explorer/Windows-Suche
Datenschutz           lokal, selbst gehostet            | lokal, keine Cloud, kein Konto
Ohne das Programm     Export nötig                      | Ordner bleiben, nichts zu exportieren
Plattform             Linux, NAS, Docker                | Windows 10/11
Kosten                Open Source, kostenlos            | derzeit kostenlos

Zu portable: Die Installation ist benutzerbezogen (kein Admin, nichts unter Program Files), die Einstellungen liegen unter AppData, und das Archiv ist ein beliebiger Ordner, also auch ein Cloud-Laufwerk, das du am zweiten Rechner einhängst. Was einer reinen Stick-Lösung im Weg steht, sind die Zusatzprogramme: Ollama mit dem Sprachmodell (4,6 GB) und Ghostscript bringen eigene Installer mit. Eine echte portable Fassung steht auf der Liste, kommt aber erst nach der Erprobungsphase.

Danke Dir für die spannenden Fragen

Blondi_2021 · Beitrag von **Blondi_2021** » 03.10.2026, 10:54

Danke dir für deine Antwort den sie ist ja für viele eine Frage gewesen

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 03.10.2026, 12:11

Kleiner Nachtrag: (Link entfernt by Purgatory) ist da – und das ist Holgis Version.

@Holgi Dein Testbericht von heute Nacht hat fast den ganzen Tag gefüllt, danke dafür. Was sich geändert hat, in deiner Reihenfolge:

Die abgeschnittenen Häkchen-Kästchen auf der Seite „Zusatzprogramme“ sollten jetzt richtig dargestellt werden. (Bei mir steht die Skalierung auf 100 %, deshalb konnte ich das nur am Code prüfen.)
Die „Pause“ gibt es nicht mehr: Die Seite „Bereit zur Installation“ sagt vorher, was der nächste Klick herunterlädt (Ollama: über 1 GB, danach einige Minuten stille Installation; Ghostscript: eine Admin-Abfrage und ein Assistent zum Durchklicken). Während die Zusatzprogramme installieren, läuft eine Fortschrittsseite mit Balken. Das Setup bleibt nicht mehr einfach stehen.
Das Häkchen am Ende des Ghostscript-Assistenten erklärt das Setup jetzt – es kann gesetzt bleiben.
Das Fenster „Welcome to Ollama“ wird auf der letzten Seite angekündigt; es darf einfach geschlossen werden, ORDNA braucht es nicht.
Der erste Lauf wartet jetzt auf das Erkennungsmodell, statt dich wegzuschicken: Unter dem Knopf läuft der Download in Prozent mit, und sobald das Modell da ist, geht es von selbst weiter. Die rote Meldung „danach erneut starten“ und der zweite Klick sind weg.
Ein Ordner ohne verarbeitbare Dateien sagt jetzt, was darin liegt („gefunden: 3 .jpg, 12 .docx“) und zeigt auf Einstellungen → Angenommene Dateitypen.

Die Einzelheiten stehen im (Link entfernt by Purgatory) (auf Englisch).

Zu portable hatte ich oben schon geschrieben: kommt nach der Erprobungsphase.

Das (Link entfernt by Purgatory) ist mitgezogen. Wer (Link entfernt by Purgatory) schon installiert hat: Zahnrad → Aktualisierungen → „Jetzt prüfen“.

@Blondi_2021 Gern – die Frage war prima!

Viele Grüße
Eckehard

Holgi · Beitrag von **Holgi** » 03.10.2026, 18:22

wegen Portabel und Ghostscript:
Da habe ich in meinem Ordner mit den portablen Programmen diesen PDFCreator.
Dort wird GhostScript ebenfalls genutzt. Irgendwie funktioniert das auch ohne den Installer.
Ich weiß: das hat jetzt nicht so die hohe Priorität. Aber vlt. magst du dir das ja mal bei Gelegenheit anschauen.
Das Script findest du hier:
viewtopic.php?p=462899#p462899
Das funktioniert - zum Testen - auch in einer Windows Sandbox oder einer VM.
Das Script holt sich die neueste Version von PDFCreator, entpackt es, löscht unnötige Dateien und Ordner (z.B. Sprachdateien von PDFCreator und auch vieles vom Ghostscript, was offensichtlich nicht benötigt wird, und installiert dann den Druckertreiber).
Von Ghostscript bleiben nur diesen Dateien in zwei Ordnern (lib und bin) über:

Ghostscript1.png

Ghostscript2.png

Deinen neuen Installer werden ich die Tage testen. Da muss ich erst mal wieder eine frische Installation aufsetzen.
Jetzt schon mal ein großes Danke dafür!!

zuentec · Beitrag von **zuentec** » 03.10.2026, 20:22

@Holgi Danke fürs Nachschauen – und für den Link zu deinem Skript, das habe ich mir angesehen.

Du hast recht: Ghostscript läuft aus einem Ordner heraus, der Installer packt im Wesentlichen nur aus und trägt sich ins System ein. Dass bei dir nur „bin“ und „lib“ übrig bleiben, passt dazu.

Warum ORDNA es trotzdem nicht einfach mitbringt, ist keine technische Frage, sondern eine der Lizenz: Ghostscript steht unter der AGPL. PDFCreator ist selbst Open Source unter derselben Lizenz und darf es deshalb beilegen. ORDNA ist das nicht – darum zeigt das Setup auf den offiziellen Installer, statt die Dateien selbst auszuliefern. Was du dir selbst hinlegst, ist dagegen deine Sache, und genau da kommt die gute Nachricht:

ORDNA besteht gar nicht auf dem installierten Ghostscript. Es sucht gswin64c.exe im PATH, dann in einem Ordner tools\gs\gs10.07.1\bin neben ORDNA.exe und erst danach unter Program Files. Für deinen portablen Ordner heißt das:

gs10071w64.exe von GitHub holen (ein Zip gibt es dort nicht) und mit 7-Zip entpacken; bin und lib behalten.
Den bin-Ordner in den PATH nehmen – oder ihn als tools\gs\gs10.07.1\bin neben ORDNA.exe legen.
Im ORDNA-Setup den Haken bei Ghostscript herausnehmen. Das Setup schaut bisher nur unter Program Files nach und würde dir sonst den Download anbieten.

Mit Ollama ist es sogar leichter, als ich heute früh geschrieben habe: Ollama gibt es offiziell auch als Zip ohne Installer (ollama-windows-amd64.zip, rund 1,5 GB). ORDNA sucht ollama.exe ebenfalls zuerst im PATH, und wo die Modelle liegen sollen, sagt man Ollama mit der Umgebungsvariablen OLLAMA_MODELS.

Was dann noch nicht portabel ist, ist mein eigener Teil: Einstellungen und Ablage-Journal liegen unter %LOCALAPPDATA%\ProjektScan, die geplante Aufgabe für den Postfach-Abruf trägt einen festen Pfad, und die Selbst-Aktualisierung setzt den Installer voraus. Das ist die Liste für eine echte portable Fassung – entschieden ist dazu noch nichts, aber sie ist kürzer, als ich dachte. Danke für den Anstoß!

Auf deinen Test von (Link entfernt by Purgatory) mit der frischen Installation freue ich mich – besonders auf die zwei Stellen, die ich nur am Code prüfen konnte: die Häkchen-Kästchen bei Skalierung über 100 % und die Fortschrittsseite beim Ollama-Download.

Viele Grüße
Eckehard