{"id":72896,"date":"2016-10-01T22:57:47","date_gmt":"2016-10-01T20:57:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.deskmodder.de\/blog\/?p=72896"},"modified":"2016-10-01T23:03:26","modified_gmt":"2016-10-01T21:03:26","slug":"digitale-dokumentenarchivierung-so-mache-ich-das","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.deskmodder.de\/blog\/2016\/10\/01\/digitale-dokumentenarchivierung-so-mache-ich-das\/","title":{"rendered":"Digitale Dokumentenarchivierung – so mache ich das"},"content":{"rendered":"

Vor knapp zwei Monaten hat Kollege Martin Geu\u00df bei DrWindows<\/strong><\/a> \u00fcber den Traum eines papierlosen B\u00fcros geschrieben – und wie er diesem ein St\u00fcck n\u00e4her gekommen ist.\u00a0Als technikbegeisterter Mensch hatte ich damit auch schon l\u00e4nger gelieb\u00e4ugelt, aber bis dato konnte ich mich nicht dazu durchringen – zu viel Aufwand schien vonn\u00f6ten.\u00a0Das hatte sich nach seinem Artikel ge\u00e4ndert; das Thema hat mich seitdem nicht mehr losgelassen.<\/p>\n

Martin ben\u00f6tigt lediglich\u00a0OneNote, Office Lens und einen Stempel. Mit dem Stempel versieht er jedes Blatt mit einer einzigartigen Nummer, mit der man die digitale Kopie sp\u00e4ter jederzeit dem Original zuordnen kann. Mit Office-Lens „scannt“ er seine Dokumente mit dem Handy und mit OneNote speichert, ordnet und greift er sp\u00e4ter wieder darauf zu. Klingt recht einfach – und das ist es auch. Allerdings nicht ganz nach meinem Geschmack – ich habe die Vorgehensweise daher zwar grunds\u00e4tzlich \u00fcbernommen, aber um einige Nuancen ver\u00e4ndert.<\/p>\n

Die Sache mit dem Paginierstempel ist eine tolle Idee: Jedes Blatt wird mit einer fortlaufenden Nummer versehen\u00a0und man braucht dar\u00fcber nicht gro\u00df nachzudenken.\u00a0Da habe ich mich f\u00fcr das gleiche Modell von Reiner<\/a><\/strong> entschieden – in der Hoffnung, dass der Markenname nicht nur den Preis (50 Euro) in die H\u00f6he schraubt, sondern die Qualit\u00e4t gleicherma\u00dfen. \u00dcber den Stempel kann ich jetzt nach knapp zwei Monaten Benutzung auch nicht meckern, wobei ich allerdings auch keinen Vergleich habe und ihn bisher auch nur rund 80 Mal gebraucht habe.<\/p>\n

\"paginierstempel_digitalisierung_papierlos_buero\"<\/a><\/p>\n

In Schritt zwei greift Martin zu Office Lens von Microsoft zum Abfotografieren der mit Nummern versehenen Dokumente. Aber das bietet sehr beschr\u00e4nkte M\u00f6glichkeiten zur Weiterleitung der gescannten Dokumente: Man kann zwar als PDF mit Texterkennung speichern – exportiert bekommt man das dann aber nur auf OneDrive. Und das m\u00f6chte ich nicht. Lediglich Bilddateien k\u00f6nnte man mit Office Lens anderweitig transferieren. Aber Bilddateien sind K\u00e4se. Au\u00dferdem gibt es keine iPad-Version und da ich doch schon gerne auf einem gr\u00f6\u00dferen Bildschirm sehen m\u00f6chte, was ich da mache, ist das nicht die tollste L\u00f6sung.<\/p>\n

Am Ende bin ich bei Scanbot in der Pro-Version gelandet. Es ist bei den Scanergebnissen ganz sicher nicht die beste App, die es im Appstore gibt. Es ist aber eine der raffiniertesten und bequemsten. Ohne gr\u00f6\u00dfere Klimmz\u00fcge kann ich hier mehrseitige Dokumente aufnehmen und gegebenenfalls an den Schiebereglern rumspielen, falls die automatische\u00a0Nachbearbeitung nicht so gelungen ist. Um mehr muss ich mich hier nicht k\u00fcmmern – nicht ein weiterer Tastendruck ist notwendig. Alles l\u00e4uft nach dem Aufnehmen (das Ausl\u00f6sen bei der Aufnahme funktioniert \u00fcbrigens auch automatisch) vollkommen automatisch: Es l\u00e4uft in der App eine lokale OCR-Texterkennung dr\u00fcber, das Ganze wird in eine PDF-Datei gegossen, mit einem Namen nach dem Schema „TT-MM-JJJJ-StdStd-MinMin-SekSek“ versehen (um keine simple Nummerierung und dennoch keine Doppelten Namen zu haben) und in einen Sammelordner auf meiner OwnCloud hochgeladen. Dort werden die Dokumente dann nach Lust und Laune in einer ganz normalen Ordnerstruktur sortiert – ein Umbenennen schenke ich mir wegen der guten Suchfunktionen.<\/p>\n\n

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\"Scanbot<\/div>\n\t
\n\t\t\"Scanbot<\/a>\n\t<\/div>\n\t
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\n\t\t\tDownload<\/a>\n\t\t\tQR-Code<\/span>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t
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Scanbot 6 - PDF Dokumenten & QR-Code Scanner<\/a><\/div>\n\t\t
\n\t\t\tEntwickler: <\/span>\n\t\t\tdoo GmbH<\/a><\/span>\n\t\t<\/div>\n\t\t
\n\t\t\tPreis: <\/span>\n\t\t\tKostenlos+<\/sup><\/span> \n\t\t\t
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Die Originale landen danach in einer Kiste. Scanbot kostet mit der Ausstattung zwar ein paar Euros – daf\u00fcr muss man sich nach der Einrichtung um nichts mehr k\u00fcmmern und man unterst\u00fctzt gleichzeitig noch einen deutschen Entwickler. Eine Android-Version<\/a> gibt es davon auch.<\/p>\n

Dadurch liegen die Dinge in meinem Einflussgebiet und ich bin nicht an eine tr\u00e4ge und vollkommen \u00fcberladene Anwendung wie OneNote zum Sortieren und Betrachten gebunden. Die Dateien kann ich mir mit jedem beliebigen PDF-Betrachter (z.B. Microsoft Edge)\u00a0auf jedem Ger\u00e4t anschauen und durchsuchen. Ich habe sogar den Luxus, dass ich \u00fcber die Suche im Datei-Explorer oder die Systemsuche von Windows direkt nach Inhalten von Dokumenten suchen kann und von niemandem anderen als mir selbst abh\u00e4ngig bin.<\/p>\n

\"dateiinhalte-durchsuchen\"<\/a>
Windows durchsucht auf Wunsch auch Dokumente – z.B. eingescannte Seiten mit erkanntem Text (OCR)<\/figcaption><\/figure>\n

F\u00fcr mich ist das Verfahren mit dem Paginierstempel, der Scanbot-App und OwnCloud derzeit die optimalste L\u00f6sung zur digitalen Dokumentenarchivierung. Nat\u00fcrlich ist die Aufnahme einer 3 Jahre alten Tablet-Kamera nicht mit einem „richtigen“ Scan vergleichbar – darum geht es hier aber auch nicht. F\u00fcr die Texterkennung reicht es aus und die ist in Kombination mit einer anst\u00e4ndigen Suchfunktion das Herzst\u00fcck der ganzen Sache. Der Haken ist nat\u00fcrlich, dass man manche Dokumente einfach nicht stempeln kann oder sollte. F\u00fcr diese F\u00e4lle braucht man dann auch eine Ordnerstruktur – aber mehr so eine klassische. :D<\/code><\/p>\n